Documents electrònics ubicats en administracions públiques i empreses de diferents sectors cerquen professionals de la documentació que els sàpiguen gestionar, per a continuar sent testimoni de les activitats organitzatives, i contribuir a la transparència. Requeriment imprescindible és conèixer metodologies de disseny i implementació de sistemes de gestió documentals. Candidats que no compleixin aquest requeriment, abstenir-se: perillen les nostres vides.
Bé, aquest anunci sona estrany, perquè els documents no són organitzacions, ni éssers vius, tot i que sí tenen un cicle vida. Fins i tot hi haurà també qui s’estranyi que els documents requereixin professionals qualificats ad hoc per a dur a terme la seva adequada gestió: "Total, només s’han de guardar en un calaix, o en el directori d’un servidor!". Tanmateix, això no és tant senzill. Darrera d’aquestes accions hi ha un seguit de tasques i coneixements basats en la ciència arxivística i documental.
Els documents generats a les organitzacions sempre han hagut de ser gestionats. Era/és una tasca administrativa pròpia de les organitzacions, que sovint es deixaven –i es deixen– bé a iniciativa individual dels empleats per a arxivar els seus papers o bé, en el millor dels casos, de manera col·lectiva, en mans de Secretaria. Quan els papers són temes tancats a tot estirar passen a un espai –sovint el soterrani– anomenat arxiu. En algunes administracions públiques quan els expedients estan tancats passen a un arxiu on amb freqüència hi ha professionals que inicien el seu tractament per a ser eliminats o conservats amb criteris coherents. Menys recursos tingui l’administració pública en qüestió, menys recursos tindrà l’arxiu, de manera que pot passar que ni tan sols hi hagi un professional que tracti els documents i simplement queden apilats. Com exemple, encara podem tenir present imatges aparegudes a la premsa de muntanyes de capses d’arxius a diferents jutjats, malgrat la llei de modernització d’arxius judicials de ja fa 11 anys (937/2003).
Aquesta panorama es complica aproximadament a partir dels anys 90 del segle passat quan, a més de papers, es generen fitxers electrònics que també són documents que formen part d’expedients administratius. Aquests queden també apilats i oblidats en forma de disquets, o arraconats en algun directori d’un ordinador de taula, o en el millor dels casos d’un servidor. L’únic tractament i identificador per localitzar-los sol ser agrupar documents generats per un empleat en un directori, que sovint té el nom d’aquell empleat, que molt probablement ja no treballa a l’empresa. A més, els noms donats als fitxers solen ser aleatoris i procedents de la iniciativa de l’empleat que els ha creat. Les cerques d’aquests documents es fan en base a la memòria col·lectiva: “qui va fer això?”, “podríem cercar en el directori d’aquell noi”, o “això es deuria fer cap allà l’any...”. A més, l’ús generalitzat d’ordinadors i d’impressores ha generat la multiplicació de còpies que dificulten la identificació de l’original.
Com posar ordre? Una opció òbvia per a moltes empreses ha estat comprar els anomenats gestors documentals, que en ser programes informàtics havien de ser gestionats per informàtics. És clar, qui millor es pot ocupar de les aplicacions informàtiques? Fins i tot algunes organitzacions n'han desenvolupat aplicacions ad hoc. Però això tampoc ha ajudat molt a resoldre el problema. Com es guarden els documents electrònics per a trobar-los amb posterioritat? Les opcions que ofereixen les aplicacions, s’adeqüen a les necessitats de cada organització? Com es gestionen en paral·lel els documents en paper que tenen vinculació directa amb els documents electrònics? Com s’escanegen i s’introdueixen en l’aplicació? Quins criteris de conservació s’han d’aplicar? Com recuperar en un ordinador actual un document del 1989, perquè té un valor històric o probatori, que ha estat fet en un ordinador amb sistema operatiu MS-DOS, amb processador de textos WordPerfect, que a més està en un disquet? Per tant, la tecnologia tot i poder ser una part implicada en la solució del problema, acaba sent part del problema. El projecte de l’Oficina Judicial, un dels màxims exponents de la modernització de la justícia, on tots els expedients haurien de ser electrònics, ha acabat sent un problema greu.
Per tant, retornant a l’estranyesa expressada en el primer paràgraf, en realitat són els directius de les organitzacions els que haurien de cercar els professionals que apliquessin metodologies de disseny i implementació de sistemes de gestió documental. Tanmateix, poques organitzacions són conscients del perfil professional del gestors de documents, les seves competències i les tasques involucrades en la gestió eficient dels documents. Per tant, pocs directius cerquen a aquests professionals, i, en conseqüència, poques empreses gestionen adequadament els seus documents, que contenen informació, són evidència, tenen valor per a l’organització i serveixen a la transparència de la seva activitat. És cert, això sí, que el desenvolupament legislatiu i normatiu va empenyent a aquestes empreses a cercar solucions: professionals gestors documentals.
Aquests directius han de saber que els professionals de la documentació saben com analitzar el context organitzatiu per a definir un mapa documental o quadre de classificació. Els professionals de la documentació apliquen metodologies per a conèixer l’entorn en que les organitzacions produeixen documents (en paper o electrònics), és a dir, saben fer auditories documentals, i saben dissenyar el mapa dels processos organitzatius on es generen els documents. Són capaços de definir el model documental de l’organització. També coneixen quin és l’entorn legal i normatiu dels documents. Tenen, per tant, les bases per a determinar quins documents en paper o electrònics han de ser conservats, quins han de ser eliminats, i com plasmar-ho en una taula d’avaluació. A més, saben com conservar els documents, independentment del seu suport. Coneixen els processos i les eines de gestió documental. Saben identificar els riscos que afecten l’eficàcia de la gestió documental d’una organització, i com posar-hi solucions preventives i correctives. I a més, saben com recuperar els documents generats per l’organització, independentment del seu suport i d’on estiguin emmagatzemats, i per això dissenyen l’esquema de metadades. I, és clar, tenen criteris per a definir les especificacions tècniques que requereix l’organització per a implementar una eina tecnològica que gestioni els documents electrònics. Per tant, també tenen la formació adequada per a seleccionar amb criteri una eina tecnològica adient i parametritzar-la d’acord a la política documental definida a l’organització.
És cert que la formació curricular en gestió documental al nostre país ha estat molt dispersa en diferents programes i nivells educatius. Tanmateix, des de fa uns anys aquests professionals comencen la seva formació en el Grau en Informació i Documentació, i poden continuar la seva especialització en postgraus. En el cas de la Universitat Oberta de Catalunya, dins del Grau està previst un perfil de gestor documental, i els graduats es poden especialitzar en el postgrau en Implementació de projectes de gestió de documents electrònics (EDRMS). El seu currículum és totalment innovador ja que, en comptes de partir dels esquemes curriculars clàssics basats en els processos arxivístics, es fonamenta en el procés intel·lectual que segueix un professional per a dissenyar, implementar i mantenir un projecte de gestió de documents electrònics. A mes, s’inclou en la formació el component tecnològic, formats i estàndards, criteris de selecció de les eines i implementació.
Així doncs, esperem que finalment tots els documents trobin els professionals que treballaran per tal que els documents compleixen sense contratemps la finalitat per a la qual existeixen.
Citació recomanada
GARCIA ALSINA, Montserrat. Professionals formats en gestió documental. COMeIN [en línia], febrer 2014, núm. 30. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n30.1413
