Número 85 (febrero de 2019)
Producción de eventos: puesta en escena de la creatividad
Míriam Riera Creus

¿Cuáles son las claves de un evento exitoso? ¿Una idea creativa original? ¿Un buen hilo conductor? ¿Un ritmo adecuado? ¿El factor Wow? Míriam Riera Creus, professora colaboradora del Máster universitario de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos de la UOC, reflexiona sobre los elementos que marcan la diferencia en la producción de eventos.

Está claro que un buen evento combina todos estos elementos, pero también muchos otros. Y entre esos otros, la producción es la clave: una definición de objetivos clara y una buena planificación, desde el briefing y el contrabriefing hasta el cierre del evento, es fundamental para organizar, gestionar y producir un evento de manera ordenada. Sin olvidar la elección de las estructuras, medios materiales, técnicos y audiovisuales que nos ayudarán a transformar la creatividad en una escenografía y una decoración concretas y coherentes. La elección de la fecha y espacio más adecuados, un buen conductor o conductora del acto, actuaciones originales y elegantes o un buen cáterin personalizado pueden hacer brillar nuestra propuesta o hundirla en el lodo, si no están bien definidos. Cada detalle cuenta.
 
Podemos apostar por la sencillez o por el barroquismo; por un evento más o menos complejo. Pero, en producción de eventos, todo debe estar pensado al detalle. Y para ello contamos con herramientas indispensables: guiones, escaleta, cronograma o presupuesto, entre otros. Y todo ello, sin dejar de lado la importancia del protocolo cuando al evento asisten autoridades y personalidades.
 
Es obvio, pues, que para llevar a cabo la producción de un evento es fundamental un equipo especializado, más o menos extenso en función de la complejidad del mismo. Desde un director y un coordinador de producción hasta los equipos técnicos necesarios, algunos de estos provenientes de empresas especializadas en cada uno de los diversos ámbitos de actuación. Escenógrafos, diseñadores, comunicadores, expertos en protocolo, técnicos de sonido e iluminación, audiovisuales, montadores, etc.
 
Y se requiere, también, de otras premisas: los conocimientos teóricos del funcionamiento de la producción y sus fases, además de la estrategia organizativa y la experiencia que se obtiene en cada evento organizado y producido.
 
A lo largo de los años, con el ojo crítico de quien se dedica a esta disciplina, he podido analizar la producción de muchos eventos. Desde los más amateurs, como la organización de una Cabalgata de Reyes por parte de un patronato privado y formado sólo por voluntarios, a los más profesionalizados, como la magnífica ceremonia de los Premios Gaudí de este 2019. Eventos organizados y excelentemente producidos por entidades de todo tipo; actos institucionales, corporativos, de todos los ámbitos posibles. Y los que tienen éxito comparten elementos comunes: una idea creativa original y a la vez aplicable, una buena dirección y organización logística, profesionalidad adquirida a base de ensayo-error y aprendizaje continuo. Pero sobre todo, entusiasmo para conseguir el objetivo: llegar al público deseado con un mensaje claro, directo e impactante, a través de las herramientas y los elementos de la producción. En definitiva, hacer del público el verdadero protagonista del evento.
 
Y, desde luego, hoy que vivimos en un mundo digitalizado, no podemos olvidarnos del recuerdo. El directo, la comunicación en vivo y al instante son los rasgos diferenciadores de los eventos como herramienta de comunicación. Pero las nuevas tecnologías, las aplicaciones y los diferentes canales digitales nos ofrecen oportunidades únicas para hacer que un evento perdure en el tiempo. ¡Aprovechémonos de ello, pues!
 
Aquí podéis ver el vídeo de la Trobada d’Entitats 2018 organizada y producida por el   Ayuntamiento de Martorell como ejemplo de recuerdo visual de la producción de un evento institucional.
 
Per saber más:
 
Campos García de Quevedo, Gloria (2008). Producción de eventos. La puesta en escena del protocolo. Ediciones Protocolo
Estanyol, Elisenda. Producción especializada de eventos. UOC
 
Riera, Míriam.  “Es un mundo que apasiona y engancha, que crea adición”. Entrevista a UOCeventos. 
 
eventos;  creatividad;  relaciones públicas; 
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