Gestión de documentos: clave de la transparencia

En el II Congreso Internacional de Transparencia, expertos y responsables de la transparencia coincidieron en señalar la gestión de documentos como la clave de la transparencia. Hay consenso en señalar que por mucho que se publique en los portales de la transparencia, si la información no se localiza o no está actualizada, o no es fiable, la transparencia será inexistente. 

 

Fundamentar la transparencia en sistemas de gestión de documentos queda recogido de manera explícita en alguna legislación. Dos ejemplos de la clara apuesta por la transparencia basada en sistemas de gestión de documentos son la ley catalana y la mexicana. 

 

Aunque en España la Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno solo indica la obligatoriedad de facilitar la accesibilidad, interoperabilidad y calidad de la información (artículo 5), la ley de transparencia en Cataluña va más allá y profundiza en cómo se logra este acceso fácil y de calidad. La Ley 19/2014 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno en Cataluña, recoge en los artículos 5.2 y 19.2 la obligación de tener sistemas de gestión de documentos para garantizar el acceso a la información pública. A ello se une además la necesidad de que la información sea rápida y fácilmente accesible (artículo 5.5) y esté organizada (artículo 6.c). Por tanto, se hace especial énfasis en la necesidad de tratar y gestionar la información y los documentos desde el punto de vista archivístico.

 

En México, la Ley General de Transparencia y acceso a la información pública en su artículo 24.IV también recoge la obligatoriedad de que las administraciones públicas constituyan y mantengan actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normativa aplicable.

 

Además de estos aspectos legislativos, recordemos que en pleno siglo XXI la tendencia a que los documentos sean electrónicos es evidente. A pesar de la coexistencia con el papel, constatamos que la administración electrónica se va imponiendo, aunque lentamente. De hecho, va siendo una realidad en muchas de las administraciones públicas. Por otra parte, los ciudadanos tienen el derecho a comunicarse con la administración electrónica por medios electrónicos, y los sistemas informáticos de las administraciones deben ser interoperables, para el intercambio de información. Este es un requisito imprescindible, para cumplir el derecho del ciudadano a que no le demanden datos que ya están en poder de la administración, siempre y cuando el ciudadano autorice la cesión de datos. En España, la ley 39/2015 de procedimiento administrativo común establece también una regulación de las relaciones entre las administraciones y los administrados. En dicha ley la organización de un registro de los documentos y la creación del expediente electrónico es el ámbito de relación, y constituye el núcleo de un sistema de gestión de documentos.

Por tanto, la gestión de documentos no es algo que se deba hacer para ser transparentes, sino que es el instrumento para la buena gestión y para dar soporte a la toma de decisiones.

 

Pero, ¿qué es la gestión de documentos? ¿Qué es un sistema de gestión de documentos? ¿Cómo se implementa? La gestión de documentos es el conjunto de acciones orientadas a registrar, clasificar, almacenar y preservar los documentos con el fin de recuperarlos cuando se precise, garantizando que estos son siempre fiables, auténticos, íntegros y usables (ISO 15489).

 

Un sistema de gestión de documentos es un conjunto de elementos que se articulan para que una organización lleve a cabo su gestión de documentos. Estos elementos son: personas, procesos y procedimientos, medios materiales y aplicación informática específica para la gestión de documentos, las aplicaciones denominadas Electronic Documents and Records Management Systems (EDRMS).

 

La implantación de un sistema de gestión de documentos se tiene que abordar en un único proyecto, en fases, donde debe haber un equipo humano en el que trabajen de manera conjunta y coordinada profesionales del ámbito de la gestión de documentos y archivos y de sistemas informáticos.

 

El perfil informático es conocido en el mercado laboral, pero el otro perfil, el de los gestores de documentos, no. Recordemos el grado en Información y Documentación donde los estudiantes se forman en las competencias para organizar, clasificar y ordenar documentos e información. De manera más específica, la implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos lo vemos de manera más especializada en la oferta formativa de segundo ciclo. En la Universitat Oberta de Catalunya, por ejemplo, impartimos el postgrado en implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos. En este postgrado además de estudiar los instrumentos de gestión de documentos, la firma electrónica, la interoperabilidad, el análisis del contexto organizativo y la normativa en gestión de documentos, vemos aspectos tecnológicos, con qué criterios hemos de seleccionar la herramienta tecnológica y trabajamos con un EDRMS, para familiarizarnos con este tipo de herramientas.

 

La transparencia en las administraciones públicas no se hace solo publicando documentos en un portal. La transparencia empieza gestionando los documentos sistemáticamente con unos instrumentos garantes de que los documentos dan fe de los actos, y de la transparencia.