El compliment de les obligacions tributàries representa la declaració de l’activitat econòmica i el seu arxivament en suport documental: contractes, factures, albarans i justificants de despeses. Aquests documents són evidències que les empreses han de gestionar i conservar durant el període que la Llei general tributària assenyala. Amb l’última modificació de la llei, les empreses han de conservar la documentació durant deu anys.
Efectivament, l’article 66 bis de la Llei general tributària estableix el dret de l’administració per iniciar el procediment de comprovació i investigació de les declaracions i fixa deu anys com a data de prescripció d’aquest dret, a comptar des de l’endemà del dia que finalitzi el termini reglamentari establert per a presentar la declaració o autoliquidació.
Per tant, si una empresa és investigada per part de l’administració, aquesta li demanarà un seguit de documents que l’empresa haurà d’haver conservat per a aportar-los. Però això només serà possible si s’apliquen procediments i tècniques de gestió de documents, tant en format paper com en format electrònic. Recordem que el format electrònic a poc a poc s’està imposant, sobretot a partir de l’impuls de l’administració electrònica. El cas de la facturació electrònica n’és un exemple. També ho és la contractació electrònica. En conseqüència, la gestió de documents ha de tenir en compte la ràpida evolució de la tecnologia. Aquesta requereix gestionar les versions del programari en les quals es fan i es conserven els documents electrònics.
Les especificitats de la gestió de documents requereix professionals amb competències específiques per al disseny de sistemes de gestió de documents electrònics. Pot ser que pel volum de negoci de moltes empreses del teixit empresarial espanyol –PIMES (99,88%), i sobretot microempreses (95,88%) (segons el Directorio Central de Empresas) – sigui difícil disposar d’aquest perfil professional. Tanmateix, això no hauria de ser la raó per a prescindir d’una gestió de documents adequada i assegurar la conservació de les evidències. En aquest sentit, igual que les gestories són departaments externs d’administració i recursos humans per a PIMES i microempreses, les consultories de gestió documental també haurien de ser departaments externs de gestió de documents, com a garants de la documentació que l’administració pública pot requerir en el marc temporal de 10 anys.
Citació recomanada
GARCIA ALSINA, Montserrat. L'obligació de conservar documentació durant 10 anys: la gestió documental clau. COMeIN [en línia], octubre 2015, núm. 48. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n48.1571
Números anteriors
