Las organizaciones van acumulando con el tiempo activos de información y de conocimiento. La adecuada gestión de la memoria y el conocimiento organizativo en un entorno dinámico incluye tanto la preservación como la eliminación de estos activos.
Érase una vez, en una universidad de un país lejano, una alta autoridad recientemente nombrada convocó a un profesor veterano. Una vez los dos reunidos, la autoridad preguntó:
- ¿Escucha, Mengano, verdad que tú formaste parte hace un par de años de la subcomisión X, creada adhoc?
- Sí. –respondió el profesor; lo recordaba, era un honor que no había buscado.
- ¿Y es cierto que en una reunión de esta subcomisión se distribuyó un documento en papel sobre el asunto Y?
- ¡Sí! –respondió; él a duras penas recordaba aquella efímera comisión, que hubiera perdurado memoria de un hecho como aquel era notable.
- ¿Y tú te verías capaz de buscar en tu despacho y recuperar aquel documento en papel?
- ¡¡¡Nooo!!! –era un profesor comprometido con su organización, pero su despacho no estaba muy ordenado, y no había previsto la importancia a largo plazo de aquel documento.
No sabemos si hubo en aquel caso grandes consecuencias individuales u organizativas, pero a menudo la pérdida de documentos las comporta, cuando menos el tiempo dedicado a buscarlos y reencontrarlos: ¿unas horas al año para un individuo?, ¿multiplicadas según el número de trabajadores en las empresas o administraciones respectivas?
Cada vez será más difícil que pasen anécdotas como ésta, ya que las organizaciones disponen o dispondrán de un sistema de gestión documental, que integra los documentos desde su creación y asegura su preservación selectiva a largo plazo, bajo criterios y procedimientos estándares. Las organizaciones de la Unión Europea hace años que se encuentran bajo una presión creciente, para dotarse de una gestión documental adecuada, en orden a preservar a largo plazo los derechos de las personas y las organizaciones, asegurar la continuidad de negocio, garantizar la privacidad y accesibilidad de los datos. Por tanto, el concepto de compliance, entendido como adhesión demostrable por parte de les organizaciones a regulaciones o estándares, está en la agenda. En esta línea, la familia de normas ISO 30300 Information and documentation - Management Systems for records, en avanzado estado de elaboración, trata de establecer una recopilación actualizada de estándares al respecto para su aplicación en los nuevos entornos organizacionales.
De hecho, la digitalización de la información da la vuelta al problema de la gestión documental. Si antes el principal peligro era la desmemoria, ahora puede ser el exceso de ésta. La sombra de Funes el Memorioso, el atormentado personaje de Borges que no podía evitar recordarlo todo, planea sobre las organizaciones actuales. El hecho de que la capacidad de almacenaje digital de datos sea cada vez más barata, no nos concede más tiempo para recuperar y leer documentos, y no nos pone a resguardo de futuras utilizaciones indebidas de éstos. Por eso los criterios y procedimientos de eliminación de documentos son importantes, y su formulación en empresas y en administraciones públicas que a menudo presentan síntomas de adicción a los datos requiere pericia técnica y mano izquierda. “Destruimos datos, generamos confianza", reza el lema de una empresa que ofrece como servicio la esmerada eliminación de documentos.
Ahora bien, el problema de la memoria y desmemoria organizativa va más allá de la gestión documental. Hace tiempo que la gestión del conocimiento se ocupa de la creación, difusión, preservación y actualización del conocimiento como activo de las organizaciones y fuente de valor. Hasta ahora, el foco ha estado, diríamos, en el mantenimiento de este conocimiento en tanto que memoria organizativa en constante actualización y ampliación. Dentro de este campo, se ha hablado de desaprendizaje, pero no ha sido el foco principal. Quizás se tendrá que hablar cada vez más. Se dice que el saber no ocupa lugar. Pero sí ocupa redes de neuronas en constante actualización de sus conexiones. Nuestro cerebro individual va pasando continuamente a una zona cada vez más lejana la memoria de determinadas vivencias o conocimientos, como parte intrínseca de su actualización continua. Nuestro cerebro organizacional, hoy en día todavía con un funcionamiento propio de (y adecuado para) la sociedad industrial, no está muy acostumbrado a ello; pero se tendrá que acostumbrar en la sociedad de la información en red. Quién sabe si pronto leeremos algún lema empresarial que diga: “Destruimos conocimiento, facilitamos creatividad".
Así que, al fin y al cabo, quizás fue una suerte no encontrar el documento sobre el asunto Y distribuido en la subcomisión X, y verse así obligados a repensarlo desde cero...
Cita recomendada
COBARSÍ-MORALES, Josep. Memoria y desmemoria organizativa. COMeIN [en línea], mayo 2011, núm. 1. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n1.1104
Josep Cobarsí-Morales Profesor de los Estudios de Informática, Multimedia y Telecomunicación de la UOC
@jcobarsi
