Las organizaciones en su actividad diaria generan o modifican documentos que constituyen evidencias de dicha actividad, son los documentos de oficina. Además de este valor probatorio, los documentos de oficina tienen valor por la información que contienen susceptible de generar conocimiento. Ambos valores emergen y pueden ser explotados siempre y cuando la organización disponga de un buen sistema de gestión documental eficiente que permita garantizar determinadas características de los documentos (autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad).
Sobre este primer valor, el probatorio, cuando hablamos de documentos de oficina, el ejemplo que nos viene a todos en mente son las “evidencias” asociadas al cumplimiento de procedimientos contemplados en los Sistemas de Gestión: las conocidas y respetadas “ISOS” (series 9000, 14000, OSHAS, y 26000). Pero, más allá de este cumplimiento, muchos documentos pueden actuar como prueba judicial en caso de conflicto. Los ejemplos son innumerables: facturas, albaranes, proyectos arquitectónicos visados por un Colegio, pólizas de seguros, contratos, matrículas de estudiantes, expedientes académicos, expedientes judiciales, permisos de obra, escrituras de propiedad, y un largo etcétera.
Sobre el segundo valor, más allá del citado valor primario testimonio de la actividad organizativa, su explotación en el marco de generación de conocimiento en una organización, puede ser de un valor incalculable. Por ejemplo, la casa de moda Dior ha sabido sacar rendimiento de sus “papeles” para seguir creando imagen de marca exclusiva, generar nuevos productos basándose en líneas anteriores, diseñar prendas exclusivas remitiéndose a imágenes que soportan la solvencia de los años, o dar soporte a su actividad habitual, como el hecho de ambientar exposiciones o desfiles que refuercen su imagen de marca. Empresas constructoras, médicos, abogados, pueden agilizar la resolución de problemas, si recuperan las resoluciones de los problemas surgidos en otros proyectos similares.
Pero, ¿cómo lograr esta gestión documental eficiente? Además de contar con unas competencias informacionales adecuadas, la gestión eficiente se logra con una metodología y unas técnicas archivísticas y documentales específicas. Éstas son objeto de estudio, desarrollo, y estandarización, desde hace años, tanto por parte de académicos como de profesionales de la documentación. Básicamente la gestión documental consiste en crear, registrar, clasificar, facilitar el acceso a, almacenar, seguir el trazo de, y conservar o “saber eliminar” documentos. Pero los aspectos a tener en cuenta en cada uno de estos apartados son complejos. Por eso, desde la Organización Internacional para Standards (ISO) y desde los comités nacionales de estandarización – AENOR en España – expertos de todo el mundo han desarrollado normas y recomendaciones técnicas para facilitar la gestión documental, desde su registro, almacenamiento y recuperación hasta su preservación.
¿Significa esto más trabajo para las organizaciones? ¡No! La finalidad es integrar la gestión de los documentos en los procesos de gestión de la información de cada organización, y en los sistemas integrados de gestión. La inversión de tiempo en gestionar adecuadamente los documentos, disminuye el tiempo invertido en encontrarlos, permitiendo, así, destinar más tiempo a las tareas que dan valor a la organización.
Si alguien sigue pensando pero ¿para qué todo este trabajo?, las empresas están para generar ganancias… le invito a reflexionar y a explorar el valor de la información contenida en los documentos de su organización, y a estimar la disminución del gasto en buscar información interna, recuperar documentos, y en la compra de más memoria para su servidor.
En definitiva, una buena gestión sistematizada y regulada facilita explotar el valor de los documentos, y contribuir a la gestión del conocimiento en la organización.
Cita recomendada
GARCIA ALSINA, Montserrat. El valor oculto de los documentos: razones de su gestión. COMeIN [en línea], octubre 2011, núm. 4. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n4.1111
