Retos formativos más allá de los procesos documentales

Tanto la norma ISO 15489 como las normas ISO 30300 proponen pautas para diseñar y poner en funcionamiento un sistema que asegure la creación y el mantenimiento adecuados de los documentos que producen las organizaciones como resultado de sus actividades. Ahora bien, las normas ISO 30300 suponen un cambio de modelo puesto que tienen el rango de sistema de gestión (Management System Standard), al igual que las series de normas ISO 9000 (calidad), ISO 14000 (gestión ambiental) e ISO 27000 (seguridad de la información). De este modo se ha pasado de una norma que proponía recomendaciones, o buenas prácticas de gestión documental, a un sistema de gestión dirigido a la mejora de un área estratégica de la organización. La creación y control de los documentos de actividad se sitúa así dentro de la esfera de la administración y dirección de la organización.

Este cambio de perspectiva representa un nuevo marco en el cual los profesionales de la información tendrían que lograr la capacitación específica para integrar la gestión de los documentos y evidencias electrónicos con los procesos de negocio de la organización. En este sentido, surgen cinco cuestiones muy relevantes.

La primera hace referencia a los principios, estructura y documentación propia de los sistemas de gestión ISO. Son muy específicos y van más allá de lo que recomienda la norma ISO 15489.

La segunda se centra en el análisis del contexto de la organización. La norma ISO 15489 tiene en cuenta el marco legal y reglamentario, el análisis de las actividades de la organización y la evaluación de los sistemas existentes como paso previo para definir el sistema de gestión documental. Aun así, la norma ISO 30301 requiere una comprensión de la organización y de su contexto más amplio, haciendo especial mención a los requisitos de negocio, legales y de otra índole, incluyendo la gestión de los riesgos.

La mejora continúa es la tercera cuestión a tener en cuenta. Aunque la norma ISO 15489 dispone de un breve apartado sobre supervisión y auditoría, la norma ISO 30301 requiere la aplicación de métodos sistemáticos de medición, análisis y mejora del sistema.

En cuarto lugar tenemos la gestión por procesos. La norma ISO 15489 no parte del enfoque basado en procesos y del enfoque de sistema para la gestión, cosa que sí hace la serie ISO 30300 para facilitar su integración con otros sistemas de gestión (por ejemplo, con el sistema de gestión de la calidad).

Y finalmente hay que atender al proceso de certificación. La norma ISO 30301, como norma de requisitos, permite emprender la certificación del sistema, proceso que no está previsto con la norma ISO 15489.

Queda patente, pues, que el dominio de los procesos de gestión de documentos ya no es suficiente, a pesar de ser imprescindible. Los profesionales de la gestión de documentos que quieran trabajar en un sistema de gestión documental basado en la norma ISO 30300 tienen que lograr una sólida base de conocimientos en sistemas de gestión y, por lo tanto, en temas relacionados con la identificación y definición de procesos, las técnicas de seguimiento y medición de los resultados, y las auditorías internas, entre otros.

Cita recomendada

LLOVERAS, Maria Rosa, ALONSO, José Alberto. Retos formativos más allá de los procesos documentales. COMeIN [en línea], octubre 2012, núm. 15. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n15.1265