El entorno globalizado en que vive la sociedad de la información requiere de pautas homogéneas para gestionar la información y la documentación de manera eficiente. Un innumerable elenco de hechos nos conduce a esta idea. Como consecuencia, desde hace años, un amplio grupo de profesionales de diferentes ámbitos y países están pensando sobre la homogeneización de las prácticas en gestión de la información y, fruto de sus trabajos, tenemos una serie de normas, muchas de ellas desarrolladas en el marco organizativo de la International Organization for Standarization (ISO).
¿Cómo se puede lograr, por ejemplo, un intercambio en remoto de datos e información entre ordenadores ubicados en diferentes países y que, a la vez, contienen documentos en diferentes lenguas? ¿O cómo se puede llevar a cabo el trabajo colaborativo entre centros en catalogación de recursos? ¿O cómo implementar la administración electrónica, o el expediente médico personal electrónico, donde diferentes centros y colectivos profesionales están involucrados? ¿O cómo se puede plantear el open data, proteger los datos personales, fabricar software al servicio de la gestión de la información? ¿O cómo se pueden conservar documentos electrónicos? ¿O cuáles son las buenas prácticas en gestión documental?
Estos son algunos de los ejemplos que apuntan a la necesidad de contar con estándares que ayuden a los profesionales de la información y la documentación a realizar su trabajo con la mayor eficiencia posible. Diversos son los organismos que llevan a cabo trabajos de estandarización. En temas de gestión de la información, sobre todo en el ámbito de información y documentación, ISO ha jugado un papel muy activo.
ISO no son las siglas de la organización, sino que proviene de la palabra griega isos, que significa igual, como reflejo del objetivo de las normas. Se optó por este nombre dado que los acrónimos en diferentes lenguas eran diferentes. Es una organización sin ánimo de lucro, que inició su actividad el 1947, después de la Segunda Guerra Mundial, con el objetivo de facilitar la coordinación internacional y unificar los estándares industriales.
Está compuesta de comités técnicos, los TC de los términos ingleses technical committees, cada uno de los cuales tiene un campo de trabajo concreto. Estos TC se pueden subdividir en subcomités (SC) para trabajar subáreas de manera más específica. Además, cada subcomité, cuando propone la redacción de una norma, organiza grupos de trabajo específicos para redactar normas (WG, de los términos ingleses working groups).
ISO está integrada por agencias nacionales de diferentes países. Es el caso de AENOR, como representante de España; AFNOR, de Francia; DIN, de Alemania; ANSI, de los Estados Unidos; SA, de Australia, o BSI, del Reino Unido. Estas agencias trabajan también organizadas en comités y subcomités técnicos, compuestos por profesionales expertos independientes o que representan una organización perteneciente a la industria, una administración pública, asociaciones profesionales, centros de investigación o universidades. Esto permite que todos los stakeholders sobre un tema estén representados y elaboren normas que abarquen todos los intereses del sector.
En cuanto a la información y documentación, tenemos dos comités en ISO: el TC 46, especializado en información y documentación (incluye el ámbito de bibliotecas y archivos), y el TC 171, especializado en aplicaciones de gestión de documentos. Normas conocidas del comité 46 son los metadatos Dublin Core (ISO 15836:2003), MARC (ISO 25577:2008), el protocolo para recuperar información Z39.50 (ISO 23950: 1988), la gestión de documentos que actúan como evidencias de las actividades administrativas (ISO 15489) o el reciente sistema de gestión para documentos (ISO 30300, ISO 30301:2011). La norma sobre el pdf-A para preservación de documentos a largo plazo es una de las más conocidas del TC 171 (ISO 19005-1, ISO 19005-1:2005/Corazón 1:2007, ISO 19005-1:2005/Corazón 2:2011, ISO 19005-2:2011, ISO 19005-3:2012).
En España estos dos comités ISO están integrados en un solo comité técnico, el CTN 50, que cuenta con un subcomité (SC1) orientado a trabajar los temas de gestión de documentos de oficina y archivos, incluyendo los aspectos de aplicaciones propios del comité ISO TC 171. Las tareas de este subcomité son participar en los grupos de trabajo internacionales para redactar o revisar normas ISO, proponer adoptar normas ISO como UNE (Una Norma Española) y traducir las normas aprobadas en ISO que AENOR adopta como normas UNE-ISO. El SC1 propone también en las reuniones internacionales la redacción de normas. Un ejemplo claro es la propuesta que la presidenta del SC1, Carlota Bustelo, realizó hace unos años para redactar un sistema de gestión que se ha visto materializado en la serie de normas ISO 30300, publicada en 2011.
La Universitat Oberta de Catalunya forma parte del CTN50 y del SC1 y, por lo tanto, participa también en los trabajos de desarrollo de normas ISO.
Cita recomendada
GARCIA ALSINA, Montserrat. ¿Quién hace las normas y por qué las hemos de tener en cuenta? COMeIN [en línea], marzo 2013, núm. 20. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n20.1322
