Número 23 (junio de 2013)
Transparencia, ruido y lenguajes documentales
Montserrat Garcia Alsina

A pesar de que con mucho atraso en relación a otros países, la ley de transparencia española poco a poco va llegando. El Consejo de Gobierno aprobó el Proyecto de Ley en julio de 2012, y sometió el texto a opinión pública. Ahora, envuelto en polémica, ha entrado en el Congreso y continúan las negociaciones. Pero, ¿cómo se implementará la ley para evitar que un alud de información provoque desinformación?

La Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno tiene por objetivo luchar contra la corrupción, informando a la población de las cuentas de las administraciones públicas, organismos autónomos, agencias estatales, entidades públicas empresariales y entidades de derecho público. Las tipologías documentales que implica son diversas. Concretamente, la ley señala datos sobre información institucional, organizativa y de planificación de relevancia jurídica y de naturaleza económica, presupuestaria y estadística. Además, se prevé que la Administración general del Estado, las administraciones de las comunidades autónomas y las entidades que integran la Administración local puedan adoptar medidas de colaboración para el cumplimiento de sus obligaciones de publicidad activa. Por lo tanto, si tenemos en cuenta el número de administraciones públicas, organismos e instituciones implicadas, y la diversidad de tipologías documentales, el volumen de documentos que se harán públicos es bastante considerable, como para perderse en la búsqueda de información.


Por eso, la misma propuesta de ley ya contempla para su implementación la creación de un portal de transparencia para que los ciudadanos puedan acceder a esta información desde un único punto de acceso. Y se hace hincapié en las TIC: “Las nuevas tecnologías nos permiten hoy día desarrollar herramientas de extraordinaria utilidad para el cumplimiento de las disposiciones de la Ley”. Pero las TIC, por sí solas, ¿suministran automáticamente la información que se busca y sólo ésta? Además ¿garantizan que las informaciones subministradas sean las versiones definitivas? Pues no. Las TIC facilitan el acceso a la información siempre y cuando cumplan una serie de requerimientos como, por ejemplo, que permitan aplicar una cuidadosa indexación de documentos, según su contenido y la función que cumplen, o que los documentos desde su creación tengan una adecuada clasificación y control de versiones.


Es en este contexto que los lenguajes documentales y la gestión documental juegan un papel clave. Los lenguajes describen de manera esmerada el contenido de los documentos, controlando al mismo tiempo sinonimias y polisemias. Esto facilita la recuperación de la información que se ajuste a la necesidad de información planteada por un ciudadano en concreto. Los instrumentos de gestión documental son un marco para clasificar y gestionar los documentos que genera la organización a lo largo de sus actividades diarias. Una correcta gestión documental, además, permite asegurar que los documentos que se publican son los auténticos.


Tanto los lenguajes documentales como las técnicas de gestión documental forman parte de la formación y competencias de los estudiantes del Grado en Información y Documentación. Por lo tanto, los actores vinculados con los profesionales de la información y la documentación tendrán que seguir muy de cerca el proyecto de implementación de esta plataforma, los requerimientos funcionales de las TIC, y los perfiles profesionales y competencias del personal implicado en su implementación y en la alimentación del portal.
 

documentación;  gestión de la información; 
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