Número 87 (abril de 2019)
Cómo organizar un viaje de prensa
Rosario Santa María

Recientemente he tenido la oportunidad de idear y gestionar un viaje de prensa para Daguisa Hotels, uno de mis clientes en la agencia de comunicación donde trabajo. El viaje se vinculó a un evento gastronómico de altísimo nivel (el Club des Chefs by Golden Tulip) y la convocatoria de periodistas e influencers que llevé a cabo fue todo un éxito. En este artículo, propongo un decálogo para organizar este tipo de acciones. 

Viendo a los invitados convocados en la telecabina de Soldeu - El Tarter (Andorra) para ascender a 2.500 metros de altura hasta llegar al restaurante de Grandvalira y disfrutar allí de una cena prácticamente bajo las estrellas, constaté que el equipo de Daguisa Hotels (liderado por su CEO, Jordi Daban) había diseñado el evento con sumo mimo y de forma impecable. La base para gestionar un viaje de prensa era, pues, inmejorable. Con todo, los prescriptores más valiosos reciben decenas de propuestas cada semana y no es fácil conseguir que se interesen por la tuya.

 
Estas son las 10 recomendaciones que maximizarán tus opciones de éxito:
 
1. Diseña un programa de viaje atractivo y adaptado
 
Lo primero que nos planteamos junto con el cliente es la dificultad de conseguir que los periodistas subieran a Andorra para pasar allí una sola noche. Decidimos, pues, organizar un viaje de prensa que comenzara el jueves por la noche. De este modo, podrían dedicar la mañana del viernes a esquiar o realizar otra actividad de nieve (trineo, raquetas…) y la tarde a descansar en el centro termo-lúdico de Caldea. Así, el viernes por la noche subirían a disfrutar de nuestro evento propiamente dicho y el sábado por la mañana, tras el desayuno, ya podrían regresar a sus casas sin que apenas les hubiéramos hipotecado su fin de semana. 
 
2. Aprovecha la diversidad de los medios
 
En el caso de nuestro viaje de prensa, me encontré con que muchos periodistas de gastronomía ya tenían un viaje comprometido desde hacía semanas. Un pequeño contratiempo superado por el hecho de que, además de invitar a medios especializados en ese ámbito, tenía en mi lista a periodistas de viajes y del sector turístico, de lifestyle y especializados en el mundo de la nieve. Además, incluí a influencers españoles y andorranos. Hace unos años, se veía como una rareza mezclar periodistas con bloggers, pero ahora están más que acostumbrados a estar juntos en cualquier evento. Por cierto, los influencers andorranos estaban particularmente agradecidos por haber contado con ellos en la convocatoria aun siendo locales (incluso les ofrecimos la posibilidad de participar en el programa del viernes con el resto de los participantes).
 
3. Proporciona información detallada a los participantes
 
Una cuestión con la que fui un poco pesada fue la de los e-mails previos al viaje. En ellos facilitaba todo tipo de información a los periodistas. Por ejemplo, les alertaba para que vigilaran con las llamadas de teléfono y datos móviles, ya que el coste del roaming en Andorra no está exento de recargos a diferencia de lo que sucede en los países que forman parte de la UE. También les pasé una previsión meteorológica, indicaciones sobre dónde podían alquilar ropa para esquiar y otras muchas informaciones de utilidad, cosa que los periodistas agradecieron un montón.
 
4. Sé flexible
 
Otro aspecto en el que insistí es en la conveniencia de ser flexibles. Era previsible, por ejemplo, que más de un periodista quisiera viajar con acompañante o bien que prefiriera venir a Andorra la noche del viernes para quedarse la noche del sábado en lugar de la del jueves. También hubo periodistas que no quisieron ir a Caldea; otros que cenaron en un restaurante alternativo la noche del jueves, etc. En general, todos los periodistas avisaron cuando modificaron el plan propuesto, y mi cliente facilitó estos cambios con plena flexibilidad en todo momento. 
 
5. Prevé un transfer
 
Propuse al cliente poner a disposición de los periodistas que lo requiriesen un medio de transporte para subir de Barcelona a Andorra. Lo aceptó y fue un acierto, ya que más de la mitad de los periodistas invitados usaron nuestro transfer en lugar de su vehículo particular. Nosotros establecimos el punto de encuentro en la estación de Sants porque está muy bien comunicada, pero siempre puedes usar otro lugar céntrico dentro de la ciudad, como ronda Universitat, plaza Francesc Macià, etc. Es importante que, si tú no vas a estar transfer, el conductor tenga una lista con los nombres y teléfonos de los periodistas a los que tiene que esperar.
 
Además, pagamos los gastos del billete de avión a un periodista que viajó desde Palma de Mallorca y hubiéramos comprado el billete de AVE de otro periodista de Madrid que, finalmente, no pudo acompañarnos. Tuvimos en cuenta, por lo tanto, que necesitábamos un presupuesto adicional para estos traslados. Y en el caso de los medios que subieron con su propio coche, se avisó al hotel para que pudieran aparcar gratuitamente en el parking (facilitando las matrículas correspondientes).
 
6. Prepara un press kit
 
Entregamos a los periodistas un press kit (kit de prensa) preparado para la ocasión. Iba dentro de una bolsa corporativa e incluía el programa del viaje (que ya había avanzado previamente por e-mail), la nota de prensa del evento, el dossier de prensa actualizado y un pequeño obsequio que, en nuestro caso, fue un ambientador de la cadena hotelera. El hotel, además, consiguió otro regalo ofrecido por Júlia Perfumeries. El press kit lo preparamos en castellano y en catalán (en función del idioma del medio para el cual trabajan los periodistas que habían de recibirlo), y lo dejamos en sus respectivas habitaciones junto con unos macarons, una botella de agua de cortesía y una tarjeta con un texto de bienvenida firmada por el CEO del grupo.
 
7. Haz que se sientan acompañados
 
También insistí en que durante todo el viaje (no solo en el evento propiamente dicho sino también a la llegada, en la cena del jueves y en la comida del viernes) hubiera siempre alguna persona del equipo de Daguisa que acompañara a periodistas e influencers. Y lo cierto es que se volcaron, porque siempre hubo un mínimo de tres directivos del grupo con ellos. Incluso el primer día, después de que dejaran sus maletas en la habitación, a los propios directivos de la cadena se les ocurrió la fantástica idea de convocarlos en una sala para darles la bienvenida y comentarles el programa. Lo cierto es que esa cercanía fue muy bien valorada por los periodistas. Por parte del cliente, personalmente aprecio que sepa aprovechar la oportunidad que se le brinda de tratar a los periodistas y estrechar vínculos con ellos.
 
8. Sé activo en redes sociales
 
Días antes, ya generamos cierto interés por el evento en las redes sociales del grupo hotelero. La noche del viernes, mi compañera de estrategia digital se acercó al restaurante una hora antes de que llegaran los invitados para empezar a preparar vídeos, fotos y posts. Durante todo el evento, no paró ni un momento de subir posts en las redes sociales del cliente y de nuestra agencia de comunicación. Y además, estuvo muy atenta a todo lo que publicaban los invitados para dar “Me gusta”, compartir, comentar, etc.  
 
9. Presenta la valoración de los resultados
 
El mes siguiente, presentamos los KPI’s con unos resultados excelentes en redes sociales: 376 seguidores nuevos en Facebook (apoyados por una pequeñísima inversión en Facebook Ads), 12 seguidores nuevos en Twitter y 40 más en Instagram, que es sin duda la red social más interesante para las compañías hoteleras y de restauración. Respecto al clipping, al cierre de este artículo ya habíamos conseguido impactos en 20 medios de comunicación con una valoración económica cercana a los 10.000 euros.
 
10. Sé generoso/a
 
El último consejo, aunque en realidad es el más importante, es que hay que ser generoso cuando se invita a los periodistas a un evento. Nuestra convocatoria fue un éxito, porque el acto se diseñó con mimo: la propuesta gastronómica, el enclave del restaurante, la experiencia de subir en telecabina de noche, el trío que cantó en directo, etc. Todo pensado para el disfrute de los asistentes. Si no vas a ser generoso con lo que organizas, es mejor que no invites a ningún medio de comunicación, porque será contraproducente.
 
 
Cita recomendada: SANTA MARÍA, Rosario. Cómo organizar un viaje de prensa. COMeIN [en línea], abril 2019, no. 87. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n87.1930.
 
 
relaciones públicas;  eventos;  periodismo;  medios sociales; 
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