Las series de normas de gestión ISO recogen diversos requerimientos para la correcta gestión de aspectos como la calidad (9000), el medio ambiente (14000), la seguridad de la información (27000) o los documentos (30300). Además, están dirigidas a la excelencia y mejora continúa. Pero si nos paramos a pensar, estos sistemas de gestión van más allá, y su operativa necesita de la implicación de metodologías y conocimientos reunidos en disciplinas hasta ahora descuidadas en muchas de las organizaciones: la gestión documental y la inteligencia competitiva.
De hecho, dos requerimientos nos vinculan a estas disciplinas. Por un lado, conocer el contexto de la organización –interno y externo– es uno de los requerimientos de las series de normas de gestión ISO. Por otro lado, documentar los factores internos y externos, los riesgos y los procesos del objeto de negocio de la organización.
Por ejemplo, en la ISO 30301 para contextualizar los sistemas de gestión en las estrategias y los objetivos de las organizaciones, hay que comprender la organización y su contexto, qué factores internos y externos pueden influir y atentar a su objeto de negocio. De manera específica, el contexto interno de la organización referido a la estructura organizativa, roles, responsabilidades, políticas, objetivos, recursos y conocimientos, sistemas de información, flujos de información y procesos de toma de decisiones (formales e informales), cultura organizativa (relaciones, percepciones, valores de las partes internas y externas, normas, directrices, forma y extensión de las relaciones contractuales), y requisitos de negocio reglamentarios o de otra índole implicados en la creación y control de documentos. También hay que conocer el contexto externo de la organización, que incluye aspectos como el entorno social y cultural, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y de competencia (tanto a nivel internacional, nacional y regional), así como las tendencias claves que influyen en los objetivos de la organización, y las relaciones, percepciones, valores y expectativas de las partes interesadas externas. Es aquí donde interviene la inteligencia competitiva. Su aplicación nos permitirá no sólo obtener información del entorno y alinearla con la información sobre el entorno interno, sino también saber cómo analizarla y explotarla para generar valor y ventaja competitiva. Y esto es válido para todas las organizaciones de cualquier sector.
Por otro lado, todos los sistemas de gestión, además de documentar el sistema, tienen que probar su cumplimiento. Por lo tanto, deben gestionar los documentos que constituyen las evidencias de que la organización está cumpliendo los requerimientos del sistema. Además, tienen que gestionar de manera sistemática los documentos generados en sus actividades habituales, ya sean documentos externos como internos. Es aquí donde interviene la gestión documental. Esta nos da las pautas para normativizar el diseño de documentos, definir las responsabilidades en materia de gestión de documentos, y organizarlos atendiendo a su ciclo de vida. Estas prácticas permiten garantizar que los documentos sean auténticos y fiables, se conserven tanto de tiempo como sean necesarios, podamos disponer de ellos siempre que haga falta –previendo los riesgos que impidan su recuperación– y los podamos eliminar cuando ya pierdan su valor primario o secundario.
En este contexto, las organizaciones que ya tienen alguno de estos sistemas implementados pueden integrar los esfuerzos, y más allá de lo que establecen las normas, pueden explotar de manera conjunta la información que contienen los documentos del sistema, como parte de los activos intangibles. Por lo tanto, las organizaciones pueden extraer más provecho de los sistemas de normas implementados si integran los métodos de la inteligencia competitiva y de la gestión documental en los procedimientos ya existentes vinculados a los objetos de cada serie de normas. Además, con esto, establecen algunos fundamentos de la gestión del conocimiento, pero de esto ya hablaremos en otro momento.
Cita recomendada
GARCIA ALSINA, Montserrat. Series de gestión ISO: más allá de sus objetos. COMeIN [en línea], junio 2012, núm. 12. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n12.1243
