Número 30 (febrero de 2014)
Profesionales formados en gestión documental
Montserrat Garcia Alsina

Documentos electrónicos ubicados en administraciones públicas y empresas de diferentes sectores buscan profesionales de la documentación que los sepan gestionar, para continuar siendo testimonio de las actividades organizativas, y contribuir a la transparencia. Requerimiento imprescindible es conocer metodologías de diseño e implementación de sistemas de gestión documentales. Candidatos que no cumplan este requerimiento, abstenerse: peligran nuestras vidas.

Bien, este anuncio suena extraño, porque los documentos no son organizaciones, ni seres vivos, a pesar de que sí tienen un ciclo vida. Incluso habrá también quién se extrañe que los documentos precisen de profesionales calificados ad hoc para llevar a cabo su adecuada gestión: "Total, ¡sólo se tienen que guardar en un cajón, o en el directorio de un servidor!". Aun así, esto no es tanto sencillo. Detrás de estas acciones hay una serie de tareas y conocimientos basados en la ciencia archivística y documental.

 

Los documentos generados en las organizaciones siempre han tenido que ser gestionados. Era/es una tarea administrativa propia de las organizaciones, que a menudo se dejaban –y se dejan– bien a iniciativa individual de los empleados para archivar sus papeles o bien, en el mejor de los casos, de manera colectiva, en manos de Secretaría. Cuando los papeles son temas cerrados a lo sumo pasan a almacenarse en un espacio –a menudo el sótano– llamado archivo. En algunas administraciones públicas cuando los expedientes están cerrados pasan a un archivo dónde con frecuencia hay profesionales que inician su tratamiento para ser eliminados o conservados con criterios coherentes. Menos recursos tenga la administración pública en cuestión, menos recursos tendrá el archivo, de forma que puede pasar que ni siquiera haya un profesional que trate los documentos y simplemente quedan apilados. Como ejemplo, todavía podemos tener presente imágenes aparecidas en la prensa de montañas de cajas de archivos en diferentes juzgados, a pesar de la ley de modernización de archivos judiciales de ya hace 11 años (937/2003).

 

Este panorama se complica aproximadamente a partir de los años 90 del siglo pasado cuando además de papeles se generan ficheros electrónicos que también son documentos que forman parte de expedientes administrativos. Estos quedan también apilados y olvidados en forma de disquetes, o arrinconados en algún directorio de un ordenador de mesa, o en el mejor de los casos de un servidor. El único tratamiento e identificador para localizarlos suele ser agrupar documentos generados por un empleado en un directorio, que a menudo tiene el nombre de aquel empleado, que muy probablemente ya no trabaja en la empresa. Además, los nombres dados a los ficheros suelen ser aleatorios y procedentes de la iniciativa del empleado que los ha creado. Las búsquedas de estos documentos se hacen en base a la memoria colectiva: “¿quién hizo esto?”, “podríamos buscar en el directorio de aquel chico”, o “esto se debió hacer por allá el año...”. Además, el uso generalizado de ordenadores y de impresoras ha generado la multiplicación de copias que dificultan la identificación del original.

 

¿Como poner orden? Una opción obvia para muchas empresas ha sido comprar los llamados gestores documentales, que al ser programas informáticos tenían que ser gestionados por informáticos. Está claro, ¿quien mejor se puede ocupar de las aplicaciones informáticas? Incluso algunas organizaciones han desarrollado aplicaciones ad hoc. Pero esto tampoco ha ayudado mucho a resolver el problema. ¿Cómo se guardan los documentos electrónicos para encontrarlos con posterioridad? Las opciones que ofrecen las aplicaciones, ¿se adecuan a las necesidades de cada organización?, ¿Cómo se gestionan en paralelo los documentos en papel que tienen vinculación directa con los documentos electrónicos? Cómo se escanean y se introducen en la aplicación? ¿Qué criterios de conservación se tienen que aplicar? ¿Como recuperar en un ordenador actual un documento del 1989, porque tiene un valor histórico o probatorio, que fue hecho en un ordenador con sistema operativo MS-DOS, con procesador de textos WordPerfect, que además está en un disquete...? Por lo tanto, la tecnología a pesar de poder ser una parte implicada en la solución del problema, acaba siendo parte del problema. El proyecto de la Oficina Judicial, uno de los máximos exponentes de la modernización de la justicia, donde todos los expedientes tendrían que ser electrónicos, ha acabado siendo un problema grave.

 

Por lo tanto, volviendo a la extrañeza expresada en el primer párrafo, en realidad son los directivos de las organizaciones los que deberían buscar los profesionales que aplicaran metodologías de diseño e implementación de sistemas de gestión documental. Aun así, pocas organizaciones son conscientes del perfil profesional de los gestores de documentos, sus competencias y las tareas involucradas en la gestión eficiente de los documentos. Por lo tanto, pocos directivos buscan a estos profesionales, y, en consecuencia, pocas empresas gestionan adecuadamente sus documentos, que contienen información, son evidencia, tienen valor para la organización y sirven a la transparencia de su actividad. Es cierto, eso sí, que el desarrollo legislativo y normativo va empujando a estas empresas a buscar soluciones:profesionales gestores documentales.

 

Estos directivos tienen que saber que los profesionales de la documentación saben como analizar el contexto organizativo para definir un mapa documental o cuadro de clasificación. Los profesionales de la documentación aplican metodologías para conocer el entorno en que las organizaciones producen documentos (en papel o electrónicos), es decir, saben hacer auditorías documentales, y saben diseñar el mapa de los procesos organizativos donde se generan los documentos. Son capaces de definir el modelo documental de la organización. También conocen cuál es el entorno legal y normativo de los documentos. Tienen, por lo tanto, las bases para determinar qué documentos en papel o electrónicos se deben conservar, cuáles se deben eliminar, y como plasmarlo en una tabla de evaluación. Además, saben como conservar los documentos, independientemente de su soporte. Conocen los procesos y las herramientas de gestión documental. Saben identificar los riesgos que afectan la eficacia de la gestión documental de una organización, y como poner soluciones preventivas y correctivas. Y además, saben como recuperar los documentos generados por la organización, independientemente de su apoyo y de donde estén almacenados, y por eso diseñan el esquema de metadatos. Y, además, tienen criterios para definir las especificaciones técnicas que requiere la organización para implementar una herramienta tecnológica que gestione los documentos electrónicos. Por lo tanto, también tienen la formación adecuada para seleccionar con criterio una herramienta tecnológica adecuada y parametrizarla según la política documental definida a la organización.

 

Es cierto que la formación curricular en gestión documental en nuestro país ha estado muy dispersa en diferentes programas y niveles educativos. Aun así, desde hace unos años estos profesionales empiezan su formación en el Grado en Información y Documentación, y pueden continuar su especialización en posgrados. En el caso de la Universitat Oberta de Catalunya, dentro del Grado está previsto un perfil de gestor documental, y los graduados se pueden especializar en el posgrado en Implementación de proyectos de gestión de documentos electrónicos (EDRMS). Su currículum es totalmente innovador puesto que, en vez de partir de los esquemas curriculares clásicos basados en los procesos archivísticos, se fundamenta en el proceso intelectual que sigue un profesional para diseñar, implementar y mantener un proyecto de gestión de documentos electrónicos. Además, se incluye en la formación el componente tecnológico, formatos y estándares, criterios de selección de las herramientas e implementación.

 

Así pues, esperamos que finalmente todos los documentos encuentren los profesionales que trabajarán para que los documentos cumplan sin contratiempos la finalidad para la cual existen.

 

documentación;  gestión de la información;