L’evolució de les noves tecnologies i l’ús de les xarxes socials en la comunicació corporativa estan influint en la manera com es planifiquen, s’executen i s’avaluen els esdeveniments. Il·luminació LED, video mapping, codis QR, apps, targetes de visita electròniques, noves tecnologies al servei de l’avaluació del ROI (return on investment)... són només algunes de les novetats que en els últims anys han ajudat als professionals del sector a organitzar actes més impactants de manera més àgil i eficaç.
Però, més enllà de l’aplicació de les noves tecnologies, quines són les tendències que s’apunten en organització d’esdeveniments? Event planners de tot el món no deixen de reflexionar-hi en fires com l’EIBTM, celebrada el passat mes de novembre a Barcelona, o fòrums com l’MPI (Meeting Professionals International). En aquestes trobades, s’albira que l’organització dels esdeveniments del futur passarà per contemplar, entre d’altres, els següents aspectes:
Cocreació. La decisió sobre el format de l’esdeveniment, el seu programa, etc. ja no recaurà únicament en l’organitzador, sinó que cada vegada resultarà més important la participació activa dels assistents en el procés de planificació. Gràcies a les xarxes socials i a altres mecanismes que permeten conèixer l’opinió del públic que assistirà a un esdeveniment, es pot modular un format que s’adapti a les seves expectatives.
Integració. Els esdeveniments només tenen sentit quan no es converteixen en una finalitat en si mateixos, sinó quan formen part del pla de comunicació corporatiu. I en aquest pla s’integren accions de publicitat, relacions públiques i màrqueting directe. Un bon ús de la comunicació integrada permetrà que els actes adquireixin més notorietat i perdurabilitat en el temps.
Tematització. Els esdeveniments han de transmetre un missatge i ser un reflex dels valors i la personalitat de l’entitat que els organitza. En un acte, la posada en escena i el seu impacte visual adquireixen una importància clau, ja que són els elements que generen la primera impressió. Però establir un eix temàtic passa per cuidar tots els detalls, des de l’elecció de l’espai, els colors de l’escenografia, les textures de la decoració, la música i el càtering, fins a l’aromatització. En aquest sentit, celebracions anuals o presentacions de nous productes es centren en les temàtiques més diverses: el món del swing, els anys 20, el desert, Les mil i una nits, etc.
Promoció del component lúdic. L’aplicació del concepte Gamification als esdeveniments té com a objectiu acabar amb la passivitat del públic i aconseguir la seva participació a través del joc. Les presentacions de més de mitja hora en power point poden provocar que l’audiència acabi perdent l’interès. És per això que es comencen a incorporar tallers pràctics, activitats do it yourself, concursos i jocs de rol, per tal d’augmentar l’atenció i la motivació dels assistents.
Sostenibilitat. Molts esdeveniments requereixen arquitectura efímera. Pensem en els estands de les fires o la decoració d’escenaris, per exemple. Cada vegada són més les empreses que aposten per actuar amb responsabilitat pel que fa a la seva empremta mediambiental, i que incorporen en el seu interiorisme materials reciclats, reutilitzables i no contaminants. Així, ja no és estrany veure estands amb mobiliari de cartró o elaborats a partir de plàstics reciclats.
Reducció de l’ostentació. Els grans esdeveniments corporatius amb impactants posades en escena estan donant pas a un altre tipus de format, més ajustat a l’actual situació de crisi econòmica. En el context en què estem immersos, les empreses no poden –ni tampoc volen– semblar frívoles o donar una imatge de malbaratament de recursos, per la qual cosa els actes que organitzen denoten més austeritat.
Hibridació. El futur ens dirà si les fires i congressos presencials de durada determinada en un lloc concret del planeta tenen els dies comptats. En els últims anys estem observant un augment dels e-meetings i dels webinars. És veritat que la millora de les connexions, les videoconferències i el videostreaming permeten crear esdeveniments virtuals, que comporten una reducció molt important de les despeses (desplaçaments, allotjament, lloguer d’espais, etc.) i a la vegada una major perdurabilitat en el temps. Més enllà de penjar les ponències al web, el disseny d’esdeveniments 2.0 passa per habilitar espais online on afavorir el networking, la participació activa en les diferents sessions i la interacció amb els ponents. Malgrat tot, la força d’un esdeveniment està molt vinculada a la capacitat de convertir-se en un punt de trobada que afavoreixi la interacció personal i la comunicació interpersonal, per la qual cosa les activitats presencials mantenen una arrelada tradició. Tal com s’ha reflexionat en els últims congressos del sector com la Fresh Conference o el Virtual Edge Summit, la tendència actual passa per la hibridació, és a dir, per l’organització d’esdeveniments que compten amb una execució presencial, però que alhora tenen un important component virtual.
Citació recomanada
ESTANYOL i CASALS, Elisenda. Noves tendències en organització d'esdeveniments. COMeIN [en línia], febrer 2012, núm. 8. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n8.1213
