Les sèries de normes de gestió ISO recullen un seguit de requeriments per a la correcta gestió d’aspectes com la qualitat (9000), el medi ambient (14000), la seguretat de la informació (27000) o els documents (30300). A més, estan adreçades a l’excel·lència i millora continua. Però si ens parem a pensar, aquests sistemes de gestió van més enllà, i la seva operativa necessita de la implicació de metodologies i coneixements aplegades en disciplines fins ara descuidades en moltes de les organitzacions: la gestió documental i la intel·ligència competitiva.
De fet, dos requeriments ens vinculen a aquestes disciplines. Per una banda, conèixer el context de l’organització –intern i extern– és un dels requeriments de les sèries de normes de gestió ISO. Per l’altra, documentar els factors interns i externs, els riscos i el processos de l’objecte de negoci de l’organització.
Per exemple, a la ISO 30301 per a contextualitzar els sistemes de gestió en les estratègies i els objectius de les organitzacions, cal comprendre l’organització i el seu context, quins factors interns i externs poden influir i atemptar al seu objecte de negoci. De manera específica, el context intern de l’organització, l’estructura organitzativa, rols, responsabilitats, polítiques, objectius, recursos i coneixements, sistemes d’informació, fluxos d’informació i processos de presa de decisions (formals i informals), cultura organitzativa (relacions, percepcions, valors de les parts internes i externes, normes, directrius, forma i extensió de les relacions contractuals), i requisits de negoci reglamentaris o d’altra índole implicats en la creació i control de documents. També cal conèixer el context extern de la organització, que inclou aspectes com l’entorn social i cultural, legal, reglamentari, financer, tecnològic, econòmic, natural i de competència (tant a nivell internacional, nacional i regional), així com les tendències claus que influeixen en els objectius de l’organització, i les relacions, percepcions, valors i expectatives de les parts interessades externes. És aquí on intervé la intel·ligència competitiva. La seva aplicació ens permetrà no només obtenir informació de l’entorn i alinear-la amb la informació sobre l’entorn intern, sinó també saber com analitzar-la i explotar-la per a generar valor i avantatge competitiu. I això és vàlid per a totes les organitzacions de qualsevol sector.
D’altra banda, tots els sistemes de gestió, a més de documentar-lo, han de provar el compliment del sistema. Per tant, han de gestionar els documents que constitueixen les evidències que l’organització està complint els requeriments del sistema. A més a més, han de gestionar de manera sistemàtica els documents generats en les seves activitats habituals, ja siguin externs com interns. És aquí on intervé la gestió documental. Aquesta ens dóna les pautes per a normativitzar el disseny de documents, definir les responsabilitats en matèria de gestió de documents, i organitzar-los atenent els seu cicle de vida. Aquestes pràctiques permeten garantir que els documents siguin autèntics i fiables, es conservin tant de temps com siguin necessaris, puguem disposar d’ells sempre que calgui –preveient els riscos que impedeixin la seva recuperació– i els puguem eliminar quan ja perdin el seu valor primari o secundari.
En aquest context, les organitzacions que ja tenen algun d’aquests sistemes implementats poden integrar els esforços, i més enllà del que estableixen les normes, poden explotar de manera conjunta la informació que contenen els documents del sistema, com a part dels actius intangibles. Per tant, les organitzacions poden extreure més profit dels sistemes de normes implementats si integren els mètodes de la intel·ligència competitiva i de la gestió documental en els procediments ja existents vinculats als objectes de cada sèrie de normes. A més, amb això, estableixen alguns fonaments de la gestió del coneixement, però d’això ja parlarem en un altre moment.
Citació recomanada
GARCIA ALSINA, Montserrat. Sèries de gestió ISO: més enllà del seus objectes. COMeIN [en línia], juny 2012, núm. 12. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n12.1243
