El cumplimiento de las obligaciones tributarias comporta la declaración de la actividad económica y el archivo del apoyo documental de ésta: contratos, facturas, albaranes y justificantes de gastos. Estos documentos son evidencias que las empresas deben gestionar y conservar durante el periodo que la Ley general tributaria señala. Con la última modificación de la ley, las empresas tienen que conservar la documentación durante diez años.
Efectivamente, el artículo 66 bis de la Ley general tributaria establece el derecho de la administración para iniciar el procedimiento de comprobación e investigación de las declaraciones, fijando diez años como fecha de prescripción de este derecho, a contar desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario establecido para presentar la declaración o autoliquidación.
Por lo tanto, si una empresa es investigada por parte de la administración, ésta le pedirá una serie de documentos que la empresa deberá haber conservado para aportarlos. Pero esto sólo será posible si se aplican procedimientos y técnicas de gestión de documentos, tanto en formato papel como en formato electrónico. Recordemos que el formato electrónico poco a poco se está imponiendo, sobre todo a partir del impulso de la administración electrónica. El caso de la facturación electrónica es un ejemplo. También lo es la contratación electrónica. En consecuencia, la gestión de documentos tiene que tener en cuenta la rápida evolución de la tecnología. Ésta requiere gestionar las versiones del software en las que se hacen y se conservan los documentos electrónicos.
Las especificidades de la gestión de documentos requiere de profesionales con competencias específicas para el diseño de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Puede ser que por el volumen de negocio de muchas empresas del tejido empresarial español –PYMES (99,88%), y microempresas (95,88%) (según el Directorio Central de Empresas)– sea difícil disponer de este perfil profesional. Aun así esto no debería ser la razón para prescindir de una gestión de documentos adecuada y asegurar la conservación de las evidencias. En este sentido, igual que las gestorías son departamentos externos de administración y recursos humanos para PYMES y microempresas, las consultorías de gestión documental tendrían que ser también departamentos externos de gestión de documentos, como garantes de la documentación que la administración pública puede requerir en el marco temporal de 10 años.
Cita recomendada
GARCIA ALSINA, Montserrat. La obligación de conservar documentación durante 10 años: la gestión documental clave. COMeIN [en línea], octubre 2015, núm. 48. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n48.1571
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