Memòria i desmemòria organitzativa

Temps era temps, en una universitat d’un país llunyà, una alta autoritat recentment nomenada va convocar un professor veterà. Un cop tots dos reunits, l’autoritat va preguntar:

 - Escolta, Fulano, oi que tu vas formar part fa un parell d’anys de la subcomissió X, creada adhoc?
- Sí. –va respondre el professor; ho recordava, era un honor que no havia buscat.
- I és cert que en una reunió d’aquesta subcomissió es va distribuir un document en paper sobre l’assumpte Y?
- Sí! –va respondre; ell amb prou feines recordava aquella efímera comissió, que n’hagués restat memòria d’un fet com aquell era notable.
- I tu et veuries amb cor de buscar al teu despatx i recuperar aquell document en paper?
- Nooo!!! –era un professor compromès amb la seva organització, però el seu despatx no era gaire endreçat, i no havia previst la importància a llarg termini d’aquell document.

 No sabem si va haver en aquell cas grans conseqüències individuals o organitzatives, però sovint la pèrdua de documents les comporta, si més no el temps dedicat a buscar-los i retrobar-los: unes hores a l’any per a un individu?, multiplicades segons el nombre de treballadors en les empreses o administracions respectives?

Cada cop serà més difícil que passin anècdotes com  aquesta, ja que les organitzacions disposen o disposaran d’un sistema de gestió documental, que integra els documents des de la seva creació i n’assegura la seva preservació selectiva a llarg termini, sota criteris i procediments estàndards. Les organitzacions de la Unió Europea fa anys que es troben una pressió creixent per a dotar-se d’una gestió documental adequada, en ordre a preservar a llarg termini els drets de les persones i les organitzacions, assegurar la continuïtat de negoci, garantir la privacitat i accessibilitat de les dades. Per tant, el concepte de compliance, entès com adhesió demostrable per part de les organitzacions a regulacions o estàndards, és a l’agenda. En aquesta línia, la família de normes ISO 30300 Information and documentation – Management Systems for records, en avançat estat d’elaboració, tracta d’establir un recull actualitzat d’estàndards al respecte per a la seva aplicació en el nous entorns organitzacionals.

De fet, la digitalització de la informació dóna la volta al problema de la gestió documental. Si abans el principal perill era la desmemòria, ara pot ser-ho l’excés d’aquesta. L’ombra de Funes el Memorioso, el turmentat personatge de Borges que no podia evitar recordar-ho tot, plana sobre les organitzacions actuals. El fet que la capacitat d’emmagatzematge digital de dades sigui cada cop més barata, no ens concedeix més temps per a recuperar i llegir documents, i no ens posa a resguard de futures utilitzacions indegudes d’aquests. Per això els criteris i procediments d’eliminació de documents són importants, i la seva formulació en empreses i en administracions públiques que sovint presenten símptomes d’addicció a les dades requereix expertesa tècnica i mà esquerra. “Destruïm dades, generem confiança”, diu el lema d’una empresa que ofereix com a servei l’acurada eliminació de documents.

Ara bé, el problema de la memòria i desmemòria organitzativa va més enllà de la gestió documental. Fa temps que la gestió del coneixement s’ocupa de la creació, difusió, preservació i actualització del coneixement com a actiu de les organitzacions i font de valor. Fins ara, el focus ha estat, diríem, en el manteniment d’aquest coneixement en tant que memòria organitzativa en constant actualització i ampliació. Dins aquest camp, s’ha parlat de desaprenentatge, però no ha estat el focus principal. Potser se n’haurà de parlar cada cop més. Es diu que el saber no ocupa lloc. Però sí ocupa xarxes de neurones en constant actualització de les seves connexions. El nostre cervell individual va passant contínuament a una zona cada cop més llunyana la memòria de determinades vivències o coneixements, com a part intrínseca de la seva actualització continua. El nostre  cervell organitzacional, avui dia encara amb un funcionament propi de (i adequat per a) la societat industrial, no hi està gaire fet; però s’hi haurà d’acostumar en la societat de la informació en xarxa. Qui sap si aviat llegirem algun lema empresarial que faci: “Destruïm coneixement, facilitem creativitat.”

Així que, al cap i a la fi, potser va ser una sort no trobar el document sobre l’assumpte Y distribuït a la subcomissió X, i veure’s així obligats a repensar-ho des de zero…

Citació recomanada

COBARSÍ-MORALES, Josep. Memòria i desmemòria organitzativa. COMeIN [en línia], maig 2011, núm. 1. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n1.1104