Les organitzacions en la seva activitat diària generen o modifiquen documents que constitueixen evidències d'aquesta activitat, són els documents d'oficina. A més d'aquest valor probatori, els documents d'oficina tenen valor per la informació que contenen susceptible de generar coneixement. Ambdós valors emergeixen i poden ser explotats, sempre que l'organització disposi d'un bon sistema de gestió documental eficient que permeti garantir determinades característiques dels documents (autenticitat, fiabilitat, integritat i disponibilitat).
Sobre aquest primer valor, el probatori, quan parlem de documents d'oficina, l'exemple que ens ve a tots en ment són les “evidències” associades al compliment de procediments contemplats en els Sistemes de Gestió: les conegudes i respectades “ISOS” (sèries 9000, 14000, OSHAS, i 26000). Però, més enllà d'aquest compliment, molts documents poden actuar com a prova judicial en cas de conflicte. Els exemples són innombrables: factures, albarans, projectes arquitectònics visats per un Col·legi, pòlisses d'assegurances, contractes, matrícules d'estudiants, expedients acadèmics, expedients judicials, permisos d'obra, escriptures de propietat, i un llarg etcètera.
Sobre el segon valor, més enllà del citat valor primari, testimoniatge de l'activitat organitzativa, la seva explotació en el marc de generació de coneixement en una organització, pot ser d'un valor incalculable. Per exemple, la casa de moda Dior ha sabut treure rendiment dels seus “papers” per seguir creant imatge de marca exclusiva, generar nous productes basant-se en línies anteriors, dissenyar peces exclusives remetent-se a imatges que suporten la solvència dels anys, o donar suport a la seva activitat habitual, com el fet d'ambientar exposicions o desfilades que reforcin la seva imatge de marca. Empreses constructores, metges, advocats, poden agilitar la resolució de problemes, si recuperen les resolucions dels problemes sorgits en altres projectes similars.
Però, com aconseguir aquesta gestió documental eficient? A més de comptar amb unes competències informacionals adequades, la gestió eficient s'aconsegueix amb una metodologia i unes tècniques arxivístiques i documentals específiques. Aquestes són objecte d'estudi, desenvolupament, i estandardització, des de fa anys, tant per part d'acadèmics com de professionals de la documentació. Bàsicament la gestió documental consisteix en crear, registrar, classificar, facilitar l'accés a, emmagatzemar, seguir el traç de, i conservar o “saber eliminar” documents. Però els aspectes a tenir en compte en cadascun d'aquests apartats són complexos. Per això, des de l'Organització Internacional per a Estàndards (ISO) i des dels comitès nacionals d'estandardització – AENOR a Espanya – experts de tot el món han desenvolupat normes i recomanacions tècniques per facilitar la gestió documental, des del seu registre, emmagatzematge i recuperació fins a la seva preservació.
Vol dir això més càrrega per a les organitzacions? No! La finalitat és integrar la gestió dels documents en els processos de gestió de la informació de cada organització, i en els sistemes integrats de gestió. La inversió de temps en gestionar adequadament els documents, disminueix el temps invertit en trobar-los, permetent, així, destinar més temps a les tasques que donen valor a l'organització.
Si algú segueix pensant però per a què tot aquest treball?, les empreses estan per generar guanys… el convido a reflexionar i a explorar el valor de la informació continguda en els documents de la seva organització, i a estimar la disminució de la despesa en buscar informació interna o recuperar documents, i en la compra de més memòria per al seu servidor.
En definitiva, una bona gestió sistematitzada i regulada facilita explotar el valor dels documents, i contribuir a la gestió del coneixement en l'organització.
Citació recomanada
GARCIA ALSINA, Montserrat. El valor ocult dels documents: raons per a la seva gestió. COMeIN [en línia], octubre 2011, núm. 4. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n4.1111
