L'accés dels ciutadans a la informació pública és un dret als països democràtics. Recullen aquest dret en la seva legislació. La publicitat activa és una via d'accés. La sol·licitud és l'altra. En tots els casos, les administracions públiques necessiten tenir organitzats i ben classificats els seus documents, per garantir el subministrament d'informació de qualitat. Però, com s'aconsegueix això?
Al II Congrés Internacional de Transparència, experts i responsables de la transparència van coincidir a assenyalar la gestió de documents com la clau de la transparència. Hi ha consens a assenyalar que per molt que es publiqui en els portals de la transparència, si la informació no es localitza o no està actualitzada, o no és fiable, la transparència serà inexistent.
Fonamentar la transparència en sistemes de gestió de documents queda recollit de manera explícita en alguna legislació. Dos exemples de la clara aposta per la transparència basada en sistemes de gestió de documents són la llei catalana i la mexicana.
Encara que a Espanya la Llei 19/2013 de transparència, accés a la informació pública i bon govern solament indica l'obligatorietat de facilitar l'accessibilitat, interoperabilitat i qualitat de la informació (article 5), la llei de transparència a Catalunya va més enllà i aprofundeix en com s'aconsegueix aquest accés fàcil i de qualitat. La Llei 19/2014 de transparència, accés a la informació pública i bon govern a Catalunya, recull en els articles 5.2 i 19.2 l'obligació de tenir sistemes de gestió de documents per garantir l’accés a la informació pública. A això s'uneix a més la necessitat que la informació sigui ràpida i fàcilment accessible (article 5.5) i estigui organitzada (article 6.c). Per tant, es fa especial èmfasi en la necessitat de tractar i gestionar la informació i els documents des del punt de vista arxivístic.
A Mèxic, la Llei General de transparència i accés a la informació pública en el seu article 24.IV també recull l'obligatorietat que les administracions públiques constitueixin i mantinguin actualitzats els seus sistemes d'arxiu i gestió documental, conforme a la normativa aplicable.
A més d'aquests aspectes legislatius, recordem que en ple segle XXI la tendència al fet que els documents siguin electrònics és evident. Malgrat la coexistència amb el paper, constatem que l'administració electrònica es va imposant, encara que lentament. De fet, comença a ser una realitat en moltes de les administracions públiques. D'altra banda, els ciutadans tenen el dret a comunicar-se amb l'administració electrònica per mitjans electrònics, i els sistemes informàtics de les administracions han de ser interoperables, per a l'intercanvi d'informació. Aquest és un requisit imprescindible, per complir el dret del ciutadà al fet que no li demandin dades que ja són en poder de l'administració, sempre que el ciutadà autoritzi la cessió de dades. A Espanya, la llei 39/2015 de procediment administratiu comú estableix també una regulació de les relacions entre les administracions i els administrats. En aquesta llei l'organització d'un registre dels documents i la creació de l'expedient electrònic és l'àmbit de relació, i constitueix el nucli d'un sistema de gestió de documents.
Per tant, la gestió de documents no és alguna cosa que s’hagi de fer per ser transparents, sinó que és l'instrument per a la bona gestió i per donar suport en la presa de decisions.
Però, què és la gestió de documents? Què és un sistema de gestió de documents? Com s'implementa? La gestió de documents és el conjunt d'accions orientades a registrar, classificar, emmagatzemar i preservar els documents amb la finalitat de recuperar-los quan es precisi, garantint que aquests són sempre fiables, autèntics, íntegres i usables (ISO 15489).
Un sistema de gestió de documents és un conjunt d'elements que s'articulen perquè una organització dugui a terme la seva gestió de documents. Aquests elements són: persones, processos i procediments, mitjans materials i aplicació informàtica específica per a la gestió de documents, les aplicacions denominades Electronic Documents and Records Management Systems (EDRMS).
La implantació d'un sistema de gestió de documents s'ha d'abordar en un únic projecte, en fases, en el qual hi ha d'haver un equip humà en què treballin de manera conjunta i coordinada professionals de l'àmbit de la gestió de documents i arxius i de sistemes informàtics.
El perfil informàtic és conegut en el mercat laboral, però l'altre perfil, el dels gestors de documents, no. Recordem el grau en Informació i Documentació en el qual els estudiants es formen en les competències per organitzar, classificar i ordenar documents i informació. De manera més específica, la implantació de projectes de gestió de documents electrònics la veiem de manera més especialitzada en l'oferta formativa de segon cicle. A la Universitat Oberta de Catalunya, per exemple, impartim el postgrau en Implantació de Projectes de Gestió de Documents Electrònics. En aquest postgrau a més d'estudiar els instruments de gestió de documents, la signatura electrònica, la interoperabilitat, l'anàlisi del context organitzatiu i la normativa en gestió de documents, veiem aspectes tecnològics, amb quins criteris hem de seleccionar l'eina tecnològica i treballem amb un EDRMS, per familiaritzar-nos amb aquest tipus d'eines.
La transparència en les administracions públiques no es fa solament publicant documents en portal. La transparència comença gestionant els documents sistemàticament amb uns instruments garants que els documents donen fe dels actes, i de la transparència.
Citació recomanada
GARCIA ALSINA, Montserrat. Gestió de documents: clau de la transparència. COMeIN [en línia], octubre 2017, núm. 70. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n70.1760
Números anteriors
