En el dia a dia generem informació i documents. De la mateixa manera, necessitem informació per a dur a terme les tasques que ens han assignat en el lloc de treball. Què passa amb la informació que generem? Sabem on podem trobar la informació que necessitem? Tenim identificades les persones a les quals pot ser útil la informació que generem dins l’organització?
Sovint ens passa que per a continuar fent la nostra feina necessitem informació interna, però no sabem on cercar-la. Quina persona o quin departament la genera? On està emmagatzemada? Segur que aquestes preguntes ens són familiars. Dediquem temps a cercar i trobar dins l’organització on és la informació que necessitem, on són els documents que ens ajuden a seguir la nostra activitat. I si, després de perdre temps cercant la informació, al final no la trobem? Doncs l’hem de tornar a crear, encara que no formi part de la nostra feina habitual o hem de cercar solucions que en cobreixen les mancances. En tot cas, la conseqüència és distracció de la concentració, dispersió del nostre temps i duplicació d’informació i esforços que els restem d’altres activitats. Per tant, el temps invertit en la cerca d’informació influeix en l’eficiència de les nostres activitats.
Hi ha maneres d’evitar aquestes situacions. Segur que tots pensem en programaris i sistemes informàtics destinats a emmagatzemar informació. Els datawarehouse, els business intelligence en són exemples. Però no són els únics instruments al nostre abast, n’hi ha d’altres, encara que són menys coneguts i escassegen a les organitzacions. Aquests instruments són els mapes de coneixement.
Els mapes de coneixement associats als mapes de processos organitzatius ens faciliten la identificació del coneixement generat a les organitzacions, qui l’origina i on s’emmagatzema. Per tant, són una via per a localitzar la informació, però també per a identificar fluxos d’informació dins l’organització i saber a qui pot ser útil la informació que generem per a crear valor. En definitiva, els mapes faciliten compartir coneixement.
Ara bé, què són exactament els mapes de coneixement? Són imatges que presenten els processos existents a l’organització i, a dins de cada procés, les persones que hi intervenen, el coneixement o els tipus de documents que es generen i on s’emmagatzemen les dades, la informació i el coneixement que generem en totes les seves formes. Si tots aquests elements es presenten de manera enllaçable, ens faciliten la feina, de manera que ens poguem centrar en les nostres activitats a les quals aportem valor.
L’elaboració d’aquests mapes requereix fer primer una auditoria del coneixement, mitjançant entrevistes, enquestes i anàlisi de documentació interna. Aquests instruments ens faciliten recollir informació sobre els elements que integren un mapa de coneixement: processos i coneixement generat a l’organització o el coneixement necessari que no té l’organització. L’anàlisi d’aquesta informació ens ofereix una fotografia del fluxos d’informació i dóna pautes als responsables de gestió de la informació –i no pas als informàtics– per a definir processos de gestió del coneixement.
En defintiva, la informació per ella mateixa no crea coneixement ni dóna valor. Tenir informació endreçada i emmagatzemada facilita la feina i la creació de valor dins les organitzacions.
Citació recomanada
GARCIA ALSINA, Montserrat. Mapes de coneixement: creant valor amb la informació. COMeIN [en línia], maig 2016, núm. 55. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n55.1635
