Com organitzar un viatge de premsa

Veient als convidats convocats al telecabina de Soldeu - El Tarter (Andorra) per ascendir a 2.500 metres d'altura fins a arribar al restaurant de Grandvalira i gaudir-hi d'un sopar pràcticament sota les estrelles, vaig constatar que l'equip de Daguisa Hotels (liderat pel seu CEO, Jordi Daban) havia dissenyat l'esdeveniment amb tota la cura i de forma impecable. La base per gestionar un viatge de premsa era, doncs, immillorable. Amb tot, els prescriptors més valuosos reben desenes de propostes cada setmana i no és fàcil aconseguir que s'interessin per la teva.

 

Aquestes són les 10 recomanacions que maximitzaran les teves opcions d'èxit:

 

 

El primer que ens vam plantejar juntament amb el client és la dificultat d'aconseguir que els periodistes pugessin a Andorra per passar-hi una sola nit. Vam decidir, doncs, organitzar un viatge de premsa que comencés el dijous a la nit. D'aquesta manera, podrien dedicar el matí del divendres a esquiar o realitzar una altra activitat de neu (trineu, raquetes...) i la tarda a descansar al centre termo-lúdic de Caldea. Així, el divendres a la nit pujarien a gaudir del nostre esdeveniment pròpiament dit i el dissabte al matí, després de l’esmorzar, ja podrien tornar a les seves cases sense que gairebé no els haguéssim hipotecat el seu cap de setmana. 

 

En el cas del nostre viatge de premsa, em vaig trobar amb que molts periodistes de gastronomia ja tenien un viatge compromès des de feia setmanes. Un petit contratemps superat pel fet que, a més de convidar a mitjans especialitzats en aquest àmbit, tenia en la meva llista a periodistes de viatges i del sector turístic, de lifestyle i especialitzats en el món de la neu. A més, vaig incloure-hi influencers espanyols i andorrans. Fa uns anys, es veia com una raresa barrejar periodistes amb bloggers, però ara estan més que acostumats a estar junts en qualsevol esdeveniment. Per cert, els influencers andorrans estaven particularment agraïts per haver comptat amb ells en la convocatòria tot i ser locals (fins i tot els vam oferir la possibilitat de participar al programa del divendres amb la resta dels participants).

 

Una qüestió amb la qual vaig estar una mica pesada va ser la dels e-mails previs al viatge. Hi facilitava tot tipus d'informació als periodistes. Per exemple, els alertava perquè vigilessin amb les trucades de telèfon i dades mòbils, ja que el cost del roaming a Andorra no està exempt de recàrrecs a diferència del que succeeix als països que formen part de la UE. També els vaig passar una previsió meteorològica, indicacions sobre on podien llogar roba per esquiar i moltes altres informacions d'utilitat, cosa que els periodistes van agrair un munt.

 

Un altre aspecte en el qual vaig insistir és en la conveniència de ser flexibles. Era previsible, per exemple, que més d'un periodista volgués viatjar amb acompanyant o bé que preferís venir a Andorra la nit del divendres per quedar-se la nit del dissabte en lloc de la del dijous. També va haver-hi periodistes que no van voler anar a Caldea; uns altres que van sopar en un restaurant alternatiu la nit del dijous, etc. En general, tots els periodistes van avisar quan van modificar el pla proposat, i el meu client va facilitar aquests canvis amb plena flexibilitat en tot moment. 

 

 

Vaig proposar al client posar a disposició dels periodistes que ho requerissin un mitjà de transport per pujar de Barcelona a Andorra. Ho va acceptar i va ser un encert, ja que més de la meitat dels periodistes convidats van usar el nostre transfer en lloc del seu vehicle particular. Nosaltres vam establir el punt de trobada a l'estació de Sants perquè està molt bé comunicada, però sempre pots usar un altre lloc cèntric dins de la ciutat, com ronda Universitat, plaça Francesc Macià, etc. És important que, si tu no seràs al transfer, el conductor tingui una llista amb els noms i telèfons dels periodistes als quals ha d'esperar.

 

A més, vam pagar les despeses del bitllet d'avió a un periodista que va viatjar des de Palma de Mallorca i haguéssim comprat el bitllet d'AVE d'un altre periodista de Madrid que, finalment, no va poder acompanyar-nos. Vam tenir en compte, per tant, que necessitàvem un pressupost addicional per a aquests trasllats. I en el cas dels mitjans que van pujar amb el seu propi cotxe, es va avisar l'hotel perquè poguessin aparcar gratuïtament en el pàrquing (facilitant les matrícules corresponents).

 

Vam lliurar als periodistes un press kit (kit de premsa) preparat per a l'ocasió. Anava dins d'una bossa corporativa i incloïa el programa del viatge (que ja els havia avançat prèviament per e-mail), la nota de premsa de l'esdeveniment, el dossier de premsa actualitzat i un petit obsequi que, en el nostre cas, va ser un ambientador de la cadena hotelera. L'hotel, a més, va aconseguir un altre regal ofert per Júlia Perfumeries. El press kit va ser preparat en castellà i en català (en funció de l'idioma del mitjà pel qual treballen els periodistes que havien de rebre’l), i el vam deixar a les seves respectives habitacions juntament amb uns macarons, una ampolla d'aigua de cortesia i una targeta amb un text de benvinguda signada pel CEO del grup.

 

 

També vaig insistir que durant tot el viatge (no solament en l'esdeveniment pròpiament dit sinó també a l'arribada, en el sopar del dijous i en el dinar del divendres) hi hagués sempre alguna persona de l'equip de Daguisa que acompanyés a periodistes i influencers. I la veritat és que s’hi van bolcar, perquè sempre va haver-hi un mínim de tres directius del grup amb ells. Fins i tot el primer dia, després que deixessin les seves maletes a l'habitació, als propis directius de la cadena se'ls va ocórrer la fantàstica idea de convocar-los en una sala per donar-los la benvinguda i comentar-los el programa. La veritat és que aquesta proximitat va ser molt ben valorada pels periodistes. Per part del client, personalment aprecio que sàpiga aprofitar l'oportunitat que se li brinda de tractar els periodistes i estrènyer vincles amb ells.

 

Dies abans, ja vam generar cert interès per l'esdeveniment a les xarxes socials del grup hoteler. La nit del divendres, la meva companya d'estratègia digital es va apropar al restaurant una hora abans que arribessin els convidats per començar a preparar vídeos, fotos i posts. Durant tot l'esdeveniment, no va parar ni un moment de pujar posts a les xarxes socials del client i de la nostra agència de comunicació. I a més, va estar molt atenta a tot el que publicaven els convidats per donar “M’agrada”, compartir, comentar, etc. 

 

 

El mes següent, vam presentar els KPI’s amb uns resultats excel·lents en xarxes socials: 376 seguidors nous a Facebook (recolzats per una petitíssima inversió en Facebook Ads), 12 seguidors nous a Twitter i 40 més a Instagram, que és sens dubte la xarxa social més interessant per a les companyies hoteleres i de restauració. Quant al clipping, al tancament d'aquest article ja havíem aconseguit impactes en 20 mitjans de comunicació amb una valoració econòmica propera als 10.000 euros.

 

 

L'últim consell, tot i que en realitat és el més important, és que cal ser generós quan es convida els periodistes a un esdeveniment. La nostra convocatòria va ser un èxit, perquè l'acte es va dissenyar amb amorosa cura: la proposta gastronòmica, l’emplaçament del restaurant, l'experiència de pujar en telecabina de nit, el trio que va cantar en directe, etc. Tot pensat per al gaudi dels assistents. Si no has de ser generós amb el que organitzes, és millor que no convidis a cap mitjà de comunicació, perquè serà contraproduent.