Els projectes com a generadors de coneixement en les organitzacions

Si ens preguntem quin coneixement generem en un projecte, la majoria de les nostres respostes segurament aniran orientades al que en podríem dir el producte, el contingut científic pròpiament dit del nostre estudi. És a dir, allò que volem generar aplicant el mètode científic. I veritablement, aquest hauria de ser el nostre objectiu principal de generació de coneixement. Però les tècniques de gestió de projectes complementades amb les de gestió d’informació ens permeten obtenir una visió polièdrica i més àmplia del coneixement que generem a través dels projectes d'R+D des de diverses perspectives: com a producte i com a procés, i quin és l'impacte en el seu entorn. Per fer-ho, el procés d’avaluació serà clau. Però, què avaluem, en quin moment, qui i com ho fem i per què ho fem?

 

Quan ens plantegem l’avaluació d’un projecte, la primera pregunta a respondre hauria de ser el perquè: quin serà l’objectiu de l’avaluació. Què busquem extreure del nostre projecte? Ho fem sols per respondre a una demanda de l’entitat que el finança? Volem entendre com ha anat el procés, què ha anat bé i quines dificultats s’han trobat? Volem valorar l’eficiència del treball fet en termes de cost i temps? Hem assolit tots els resultats de recerca promesos de forma satisfactòria? Volem reflexionar sobre la metodologia emprada i com podem millorar-la per a futurs projectes? Volem conèixer quin serà l’impacte del projecte en la societat?

 

Com responem a aquestes preguntes definirà l’enfocament de l’avaluació. Podem centrar-la en els inputs, en els recursos i activitats realitzades; en els outputs o resultats obtinguts; o bé en els outcomes o impactes a curt, mitjà o llarg termini de la nostra recerca, de manera que també donem resposta a les noves aproximacions de la recerca i innovació responsable. En tots els casos, sempre voldrem mesurar l’èxit en assolir els objectius definits en el projecte, però ho podem basar en l’eficiència de la gestió, en la millora continua per a futurs projectes, o bé en el seu impacte i sostenibilitat. I per fer-ho, cal centrar-se en els punts forts del projecte però, sobretot, en les àrees de millora, per poder identificar elements que es poden transferir a altres projectes i millores de cada integrant de l’equip.

 

Avaluar no s’ha de veure exclusivament com un procés de tancament del nostre projecte sinó com un procés continu. Per poder captar el màxim coneixement generat, ens hem de plantejar l’avaluació ja des de la fase de gestió, quan analitzem la viabilitat del projecte. En molts casos l’avaluació es limita als informes periòdics i finals que s’estableixen en les convocatòries. Aquests es converteixen en fites clau en els projectes i eines per poder facilitar l’avaluació però, com dèiem, cal planificar l’avaluació de forma més conscient, més enllà dels requeriments externs.

 

Planificar l’avaluació orientada a generar coneixement requereix definir quins seran els objectius d’avaluació, quines eines farem servir, quins indicadors o KPI (key performance indicators) definirem, les dades necessàries per elaborar els indicadors i en quin moment del projecte els necessitarem. I cal fer-ho des de la fase inicial per tal d’assegurar la recollida de dades i evidències i gestionar-ho al llarg del cicle de vida, des de la fase d’iniciació al tancament, implicant tot l’equip de treball i resta d’interessats del projecte, per poder capitalitzar el coneixement generat per cada membre.

 

Un dels primers elements a definir seran els objectius a mesurar i, per fer-ho, la gestió de projectes ens recomana que ho fem de forma SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time based), és a dir, que siguin objectius específics que s’hagin consensuat amb els diferents interessats del projecte, que puguem mesurar-los i que siguin realistes i amb una durada i cost limitats. Cadascun dels objectius els hauríem de poder acompanyar de factors crítics d’èxit o elements bàsics que ens garantiran que el nostre projecte tingui èxit, i preveure accions per poder assolir-los.

 

Una de les eines més emprades per mesurar l’assoliment d’objectius és el quadre de comandament desenvolupat per Kaplan i Norton i que ens pot facilitar una visió holística del projecte per assolir uns objectius tot integrant quatre perspectives: finances/resultats, clients/entorn, processos interns, i formació i creixement.

 

A més, les diferents metodologies de gestió de projectes ens proporcionen eines o tècniques que faciliten generar coneixement, com poden ser les retrospectives, molt emprades en els projectes Agile, o l'eina de les lliçons apreses que ens recomana utilitzar la metodologia tradicional PMBOK.

 

Per als projectes que es gestionen de forma Agile, disposem de l’eina de les retrospectives que es fan al final de cada iteració del projecte i que permeten a l’equip millorar de forma contínua la qualitat del producte i la seva activitat com a equip, i facilitar la planificació de la propera iteració o sprint.

 

Si optem per les lliçons apreses, podem organitzar sessions al final del projecte o fases amb l’equip del projecte per reflexionar sobre allò que va anar bé o malament i recollir recomanacions per evitar errors i potenciar els encerts en futurs projectes; en definitiva, identificar bones pràctiques i àrees de millora. Per fer-ho es poden emprar matrius d’avaluació i partir d’un guió de preguntes que facilitin la reflexió.

 

A través de les retrospectives o les sessions de lliçons apreses podem capturar coneixement sobre la gestió del projecte implicant l’equip de treball. Aquest complement el podem recollir en els informes de seguiment i tancament. Ara bé, un cop recollit, el següent pas seria compartir-lo amb la resta de l’organització. Per fer-ho, els dipòsits de bones pràctiques o coneixement són una eina clau. Quin responsable d’un projecte R+D no agrairia poder consultar experiències similars en què, a més de la descripció del projecte, s'hi recullin recomanacions pràctiques basades en els motius d’èxit i fracàs, els principals indicadors de gestió i documentació tècnica o científica de suport?

 

Ja per tancar la reflexió, es fa palès que a través dels nostres projectes tenim l’oportunitat de capitalitzar el coneixement generat com un actiu en l'àmbit corporatiu, sobretot per aquelles organitzacions que estan estructurades en projectes i basades en coneixement. La combinació de les pràctiques pròpies de l’avaluació de projectes, orientades a la millora de l’eficiència de la gestió i millora de la sistematització i formalització del procés d’avaluació continuada, amb pràctiques pròpies de la gestió d’informació i coneixement, faciliten generar un actiu de coneixement corporatiu. I fent-ho, podem contribuir en l’excel·lència en la gestió i facilitem la creació d’un entorn de coneixement compartit i responsable.

 

Per tal d'aprofundir i desenvolupar els principals conceptes exposats en els anteriors paràgrafs podeu consultar el llibre de la col·lecció «EPI» de l'Editorial UOC que he publicat recentment: Gestión de proyectos paso a paso. Un petit manual molt pràctic que vam concebre com una eina de consulta a l'hora de gestionar projectes, en un sentit ampli.

 

 

Ollé, Candela; Cerezuela, Berta (2017). Gestión de proyectos paso a paso. Barcelona: Editorial UOC («EPI»).