La COVID-19 ha obligat a cancel·lar o ajornar una gran quantitat d’esdeveniments. Altres s’estan redissenyant amb l’ajuda de la digitalització. Els esdeveniments virtuals poden ser una alternativa per al sector, però han de planificar-se tenint en consideració les seves característiques específiques. En aquest article es proposen quinze aspectes per a tenir en compte a l’hora de dissenyar un esdeveniment virtual.
A finals de l’hivern de 2020, el risc a un contagi massiu del virus SARS-CoV-2 va comportar l’anunci de la cancel·lació o ajornament de molts esdeveniments, seguint les recomanacions de l’Organització Mundial de la Salut. A Itàlia, per exemple, es va cancel·lar el Carnaval de Venècia. En l’àmbit internacional, els Jocs Olímpics, que havien de celebrar-se a Tòquio l’estiu de 2020, s’han ajornat fins l’any vinent. Multitud de fires internacionals i esdeveniments corporatius també han estat cancel·lats, com per exemple el Mobile World Congress de Barcelona.
L’impacte econòmic que ha tingut aquesta situació sense precedents en el sector de l’organització d’esdeveniments ha estat d’una gran magnitud. Des d’associacions professionals com l’International Congress and Convention Association (ICCA), la Meeting Professionals International (MPI) i la PCMA (abans anomenada Professional Convention Management Association) s’ha comptabilitzat que abans del mes d’abril de 2020 un 87% dels esdeveniments programats s’han hagut de cancel·lar. A més, els professionals enquestats no preveuen la recuperació del sector fins al setembre de 2020 o directament fins l’any vinent.
Davant d’aquesta situació, els esdeveniments estan essent redefinits, tot i que la força de la comunicació en viu i el seu component socialitzador ha estat des de sempre un dels aspectes més característics dels actes. En paraules de James Rees, president de l’ICCA, «la presència física, el sentiment de pertinença i la construcció de relacions de confiança que permeten els esdeveniments és irreemplaçable» (20 d’abril de 2020). Malgrat això, la situació excepcional obliga els organitzadors d’esdeveniments a buscar noves alternatives, que impliquen moltes vegades la digitalització.
De fet, abans de la COVID-19, la indústria dels esdeveniments ja estava incorporant innovacions tecnològiques. L’ús de les xarxes socials per promoure els esdeveniments i establir una comunicació més bidireccional amb els assistents, la difusió en streaming, la creació d’apps específiques per a esdeveniments, l’ús del big data, la internet de les coses o la intel·ligència artificial són algunes de les novetats tecnològiques que s’estaven incorporant, tot i que en alguns casos de manera encara molt incipient.
De fet, tot i que la situació generada per la COVID-19 ha incrementat la visibilitat del potencial de la digitalització per als esdeveniments, hi ha altres factors que també l’han incentivat: 1) l’increment de l’alfabetització digital entre la població i la facilitat amb la qual les noves generacions –especialment la generació Z– interactuen i se socialitzen en entorns virtuals; 2) l’exigència d’una sostenibilitat més gran en els esdeveniments per part de la societat, sobretot, per l’impacte mediambiental generat pels desplaçaments dels assistents a esdeveniments internacionals, i 3) els avenços tecnològics en els dispositius i la xarxa 5G, així com l’increment del nombre de persones que disposen d’aquests dispositius i de connexió a Internet a les seves llars.
Tot i això, és innegable que amb la COVID-19 els professionals del sector dels esdeveniments han multiplicat el seu interès per conèixer com es poden aprofitar els avantatges de la digitalització en el disseny d’esdeveniments i estan formant-se i buscant noves eines online.
Alguns dels avantatges dels esdeveniments online són la facilitat d’accés, la reducció de les despeses, la capacitat d’arribar a audiències més àmplies, la perdurabilitat més gran en el temps i la reducció de les emissions de CO2 conseqüència dels desplaçaments dels assistents. Així i tot, hi ha un consens en el sector sobre el fet que encara hi ha alguns tipus d’esdeveniments que són més difícils de poder reconvertir en online que d’altres. En aquest sentit, les conferències, els congressos o fins i tot les presentacions de producte són alguns dels esdeveniments que disposen de més tradició a l’hora de desenvolupar-se en formats online (només cal pensar en els webinars o els congressos virtuals, per exemple); no obstant això, encara es veu poc factible de poder-se traslladar en format digital altres tipus d’esdeveniments.
Durant el període d’obligat confinament per la COVID-19, hi ha hagut moltes iniciatives d’organització de trobades mitjançant eines com ara Zoom, Webex, Google Meet, etc. No obstant això, si bé aquestes eines permeten connectar moltes persones a la vegada, no podem parlar encara d’esdeveniments realment virtuals. L’organització d’un esdeveniment virtual requereix un disseny estratègic i específic que tingui en compte la no presència física de l’assistent i que faciliti espais d’interacció.
Com s’organitza un esdeveniment virtual?
Els esdeveniments virtuals són trobades que se celebren íntegrament en llocs web, en comptes de tenir lloc en una ubicació física. A continuació, es proposen quinze aspectes per tenir en compte a l’hora de dissenyar esdeveniments virtuals:
1. Dissenyar l’esdeveniment tenint present que es desenvoluparà en un entorn virtual. Això implica no intentar copiar la dinàmica d’un esdeveniment físic, sinó adaptar el programa al nou context.
2. Conèixer les característiques del públic i el seu domini –o no– de les noves tecnologies. En funció del públic al qual es dirigeixi l’esdeveniment es podran utilitzar unes eines o unes altres. El més important és que el contingut sigui fàcilment accessible. Serà important facilitar informació prèvia sobre el funcionament de la plataforma i crear un espai de suport durant l’esdeveniment.
3. Crear una pàgina web per a l’esdeveniment que sigui atractiva i s’adapti als diferents dispositius (ordinadors, tablets i smartphones).
4. Crear una app específica per a l’esdeveniment que reculli tota la informació sobre l’acte i hi permeti un accés immediat.
5. Garantir la usabilitat de la plataforma, perquè sigui fàcil de navegar, còmoda i intuïtiva.
6. Pujar contingut abans de l’inici de l’esdeveniment (agenda de l’acte, infografies, materials, vídeos de presentació, etc.).
7. Crear un sistema d’invitació i de registre que faciliti informació detallada de l’acte i que sigui atractiva.
8. Crear espais per a la interacció dels participants. Més enllà dels espais més formals on es puguin adreçar preguntes -amb la figura recomanable del moderador-, és important que també hi hagi espais que facilitin la interacció social i el networking, i que, en definitiva, permetin una conversa més informal entre els participants.
9. Dissenyar una escenografia atractiva. Des de sempre, en l’organització d’esdeveniments la cura de l’escenografia ha estat clau, i s’aposta moltes vegades per la tematització. En els esdeveniments virtuals també és crucial cuidar l’escenografia perquè transmeti els valors associats de l’entitat organitzadora i dels seus col·laboradors i patrocinadors.
10. Dissenyar un entorn mitjançant la realitat virtual o la realitat augmentada. Reproduir un espai real en format virtual, on tingui lloc l’esdeveniment, pot ajudar a crear en l’assistent més sensació d’immersió. Es tracta d’adoptar una tecnologia que ja s’aplica de manera molt generalitzada en les visites virtuals a museus i altres centres culturals. També es pot optar per crear espais ficticis, dissenyats específicament per a l’esdeveniment. El més important és que els participants puguin interactuar amb l’espai. La tecnologia virtual cada vegada està més desenvolupada, i ha passat d’emprar-se sobretot en l’entorn de l’entreteniment –com als videojocs– a adaptar-se per a l’organització d’esdeveniments.
11. Incorporar avatars, és a dir, representacions gràfiques dels usuaris. Per augmentar la sensació d’immersió, cada participant pot tenir el seu propi avatar. Avui en dia la tecnologia ja permet crear avatars que reprodueixen amb gran nivell de detall les característiques físiques de les persones. Els avatars poden interactuar entre ells en els diferents espais dissenyats per a l’esdeveniment.
12. Apostar per l’storytelling. L’storytelling és una tècnica de comunicació que ja fa anys que s’utilitza en campanyes de relacions públiques i comunicació corporativa. També pot implementar-se en l’organització d’un esdeveniment virtual, transmetent al públic missatges que facin servir una estructura narrativa i apel·lin a les emocions. L’storytelling permetrà que l’esdeveniment tingui un fil conductor i pugui ajudar a aconseguir una implicació més gran dels assistents.
13. Fomentar la participació dels assistents. Es pot optar per la ludoficació, és a dir, crear jocs, concursos, etc. que incentivin l’engagement i la involucració dels participants.
14. Difusió a través de les xarxes socials. Las xarxes socials ajuden a difondre l’esdeveniment abans, durant i una vegada finalitzat. És important en tot moment mantenir la interacció amb tots els seus participants.
15. Mantenir el contingut accessible. Gravar tot el contingut de l’acte per tenir-lo a disposició dels interessats un cop acabat l’esdeveniment és una manera d’ampliar-ne l’abast, l’impacte i la notorietat.
Per saber-ne més:
10 passos per organitzar un esdeveniment online, Todo Comunica.
https://comunicacio.blogs.uoc.
REES, J. Presidential message: A pathway to the future. 20 abril 2020. https://www.iccaworld.org/npps/story.cfm?nppage=2753065
Citació recomanada
ESTANYOL, Elisenda. Esdeveniments post-COVID-19, redisseny i virtualització. COMeIN [en línia], juliol 2020, no. 101. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n101.2052
