Aquellas ‘pequeñas’ cosas en la producción de eventos

Hecho este paréntesis, comencemos.

Quienes han cursado y cursan el Máster en Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos de la UOC conocen bien el entramado –llamémosle delicado– de tareas que implica producir un evento. Porque un acto no es, ni puede ser, cualquier cosa. Es una construcción compleja en la que conviven planificación, simbolismo, comunicación y experiencia.

Tal como señala Estanyol (2016), la producción de eventos comprende todas las gestiones previas necesarias para que un acto pueda desarrollarse conforme a lo planificado: la preparación de recursos humanos y técnicos, la logística, la definición de tareas, la asignación de equipos y, cuando es necesario, la subcontratación de proveedores especializados. Un proceso que no se limita a la ejecución del evento, sino que abarca también su desmontaje y la fase posterior al acto.

En la misma línea, Riera (2020) subraya que los eventos son una de las herramientas de comunicación más potentes. Cada evento es único e irrepetible. El contacto directo con el público, concentrado en un espacio y un tiempo concretos, ofrece una oportunidad excepcional para transmitir un mensaje y alcanzar los objetivos definidos. Cuanto más cuidada esté la idea y mejor ejecutada la propuesta, mayor será el impacto comunicativo.

Fases de la producción de eventos

Desde esta perspectiva, la producción de un evento se articula en tres grandes fases: preproducción, producción y posproducción. En la primera se define el proyecto, se analiza el briefing, se concretan los objetivos, se identifican los públicos, se selecciona el tipo de acto, la localización, la fecha y la idea que dará coherencia al conjunto. En la fase de producción se despliega la acción; se elabora el cronograma; se determinan los recursos humanos, técnicos y escenográficos; se coordinan los proveedores y se supervisa cada elemento necesario para que el evento cobre forma. Finalmente, la posproducción comprende todas aquellas tareas que tienen lugar una vez finalizado el acto: desmontaje, revisión, limpieza, comunicación con los medios, agradecimientos y evaluación final.

Hasta aquí, el armazón visible y reconocido de la producción de eventos.

La importancia de las ‘pequeñas’ cosas

Sin embargo, entre la multitud de tareas sincronizadas al milímetro y ejecutadas, a menudo, en plazos muy ajustados, se corre el riesgo de que algo se diluya. Volcados en asegurar que los grandes engranajes funcionen, podemos pasar por alto, y sin querer, aquello que parece menor: las pequeñas cosas.

En un acto académico, por ejemplo, el área de protocolo analiza con precisión quién debe presidir, qué autoridades ocuparán los puestos principales y en qué orden. El equipo técnico verifica la iluminación y el sonido; los responsables de escenografía y floristería deciden qué elementos acompañarán visualmente el acto y dónde deben ubicarse. Todo funciona como una orquesta sinfónica en la que cada profesional debe interpretar su parte con exactitud para que el conjunto no desafine.

Y, de manera casi inevitable, cada cual se concentra en lo que considera más relevante en su ámbito de responsabilidad. Es comprensible. Pero es precisamente ahí donde surge la pregunta incómoda: ¿qué ocurre con los detalles?, ¿qué sucede con aquello que nadie considera crítico, pero que todos los actores perciben?

En el caso del protocolo, no solo hablamos de norma y precedencia, es también lenguaje simbólico, cuidado de la experiencia y gestión de percepciones. Los asistentes no siempre recuerdan el orden exacto de intervención, pero sí recuerdan cómo se sintieron. Y en esa vivencia, los pequeños detalles tienen un peso decisivo.

La importancia de los detalles en la percepción

Pensemos en un acto académico solemne, en el que las autoridades deben revestirse con el traje académico ceremonial. Cada color en cada muceta, en cada birrete, en cada puñeta, representa una disciplina, una identidad institucional. El esfuerzo organizativo previo es enorme: listados, tallaje, tiempos y coordinación. Todo parece bajo control.

Sin embargo, el día del acto, una autoridad perteneciente a una disciplina distinta recibe una muceta del color predominante –azul celeste, propio de Filosofía y Letras– en lugar del verde oscuro correspondiente a Educación. No hay margen para rectificar; el acto está a punto de comenzar. El error es pequeño en términos logísticos, pero enorme en términos simbólicos. La persona no se siente representada, y ese detalle eclipsa, en su percepción, el trabajo previo realizado y acaba siendo lo único que recordará.

O pensemos en algo aún más sencillo como el orden alfabético. El máximo responsable de una organización debe entregar diplomas a los asistentes premiados. Los nombres se leen siguiendo una lista perfectamente ordenada, pero los diplomas, dentro de la carpeta, no lo están. El resultado es una escena incómoda, con pausas innecesarias, miradas cruzadas y una sensación de desorganización ante el público. Un fallo mínimo, casi invisible en la planificación, pero muy visible en la ejecución.

Estos ejemplos ilustran una idea clave: los detalles no son accesorios, sino parte del mensaje. En eventos y protocolo, lo pequeño comunica tanto como lo grande. La colocación de una persona, un color incorrecto, una pausa prolongada o un gesto mal previsto pueden alterar la percepción global del acto.

La excelencia no se construye únicamente con grandes ideas o presupuestos ambiciosos, sino con la suma de decisiones aparentemente insignificantes tomadas con conciencia y cuidado. Porque, en realidad, los grandes errores suelen esconderse en los pequeños detalles, y son esos mismos detalles los que distinguen un evento correcto de uno memorable.

Cuidémoslos. Démosles el lugar que merecen. Porque en la producción de eventos y en el protocolo, como en la vida, lo pequeño no es lo contrario de lo importante si se busca la excelencia.

Para saber más:

ESTANYOL, Elisenda (2016). Producción especializada de eventos. UOC.

RIERA, Míriam (2020). Speed Dating. Producción de eventos. UOC.

Imagen de portada:

Confeti cayendo durante la celebración de un evento. Fuente: Unsplash / Pablo Heimplatz.

Citación recomendada

BUENO FERNÁNDEZ, Begoña. «Aquellas ‘pequeñas’ cosas en la producción de evento». COMeIN [en línea], septiembre 2026, no. 168. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n168.2660