Analizamos, desde la óptica de la organización y producción de eventos, las galas de fundraising, tomando como ejemplo la reciente People in Red, que tuvo lugar en Barcelona. Se trata de un tipo de evento que tiene como finalidad recaudar fondos, por lo que requiere de una cuidadosa planificación y logística.
El pasado mes de mayo tuvo lugar la decimotercera edición de la gala People in Red, un evento de fundraising organizado por el doctor Bonaventura Clotet y la Fundación Lucha contra las Infecciones. La venue escogida –el espacio elegido para celebrar este evento– fue la sala oval del Museu Nacional d’Art de Catalunya (MNAC), un salón que ha acogido también otros actos memorables, como la entrega de los Premios Gaudí. La gala benéfica People in Red tenía como objetivo recaudar fondos para la investigación contra las enfermedades infecciosas, que representan la cuarta causa de mortalidad a escala mundial.
Más de 700 personas participaron en este evento, con muchas caras conocidas de la cultura y la sociedad del país (actores, deportistas, cantantes, modelos, influencers, etc.).
Sala oval del MNAC
Fuente: Fundación Lucha contra las Infecciones
Las galas de fundraising son eventos organizados con el propósito de obtener donaciones y apoyo financiero para una causa específica. Estas galas suelen ser eventos formales o semiformales que reúnen a donantes, patrocinadores y simpatizantes de una organización sin fines de lucro o de una causa benéfica.
Las galas de fundraising se caracterizan por ofrecer una experiencia memorable y atractiva para los asistentes, con el objetivo de motivarlos a realizar donaciones y contribuir a la causa. Estos eventos suelen incluir una combinación de actividades como cenas, subastas, rifas, discursos inspiradores, entretenimiento en vivo con la participación de artistas y reconocimientos a los donantes o personas destacadas. Otro ejemplo de este tipo de galas es la MET Gala, cuyos beneficios se destinan al Metropolitan Museum de Nueva York (MET) y que reúne, entre otros, a personajes famosos del mundo de la moda.
Planificar y organizar una gala de ‘fundrising’
La planificación y la organización de una gala de fundraising implican diversos aspectos, que incluyen:
- Establecer el propósito y la meta. Es importante definir claramente el propósito de la gala, es decir, la causa benéfica o el proyecto específico para el que se están recaudando fondos. También se debe establecer una meta financiera realista, para guiar el esfuerzo de recaudación. En el caso de People in Red, el objetivo era superar los 775.683 euros conseguidos el año anterior. Este objetivo, finalmente, se superó, y se alcanzó la cifra de 803.400 euros.
- Identificar posibles donantes y patrocinadores y contactar con ellos. Se deben identificar individuos, empresas y organizaciones que puedan estar interesadas en apoyar la causa y solicitar su participación como donantes o patrocinadores del evento. Esto puede incluir la venta de mesas o un precio por el cubierto del menú, patrocinios corporativos o donaciones en especie. En la gala People in red, a parte de las donaciones individuales provenientes del precio del cubierto, se organizó una rifa solidaria en la que se sortearon productos cedidos por marcas de lujo. Además, la cifra total se alcanzó gracias también a las aportaciones de grandes empresas que actúan como patrocinadores de la gala, con niveles Platinum, Gold y Silver, y cuyos logos son visibles en la página web, en el photocall y en otras piezas de identidad gráfica del evento.
- Planificar el programa del evento. Se debe diseñar un programa atractivo que incluya actividades emocionantes y relevantes para los asistentes. Esto puede incluir discursos, presentaciones artísticas, subastas silenciosas o en vivo, rifas u otras actividades interactivas. Siguiendo con la revisión de esta última edición de la gala People in red, se escogió a Andreu Buenafuente como presentador de la gala, y se contó también con un espectáculo de magia durante la bienvenida a los invitados, a cargo de Mag Lari. Además, también se incluyeron en el programa actuaciones musicales como las de Miguel Poveda y la de la cantante Vicco, quien intrepretó su última canción, Nochentera. El menú fue diseñado por Nandu Jubany, chef con estrella Michelín, como ya se había hecho en ediciones anteriores.
El anfitrión de la gala, el Dr. Clotet, junto al presentador Andreu Buenafuente, el cantante Miguel Poveda, el mago Mag Lari y el hijo del primero, el actor Marc Clotet, posando todos ellos ante el ‘photocall’
Fuente: El Terrat
Muchas de las asistentes al evento vistieron de rojo, como Dulceida
Fuente: ‘El Periódico’
- Coordinar la logística. Es importante gestionar la ubicación del evento, el catering, el personal, la seguridad, el audiovisual y otros aspectos logísticos necesarios para llevar a cabo la gala. Para ello, es conveniente contar con una agencia de relaciones públicas especializada en organización de eventos.
- Promocionar el evento. Se deben utilizar estrategias de marketing y comunicación para promocionar el evento y generar interés entre posibles asistentes y donantes, y entre la ciudadanía. Esto puede incluir el uso de redes sociales, páginas web y colaboraciones con medios de comunicación. La promoción de la gala People in Red pasó por una página web propia del evento (peopleinred.com), desde la que se podían efectuar donativos. La gala contó también con una campaña en redes sociales bajo un hashtag (#PeopleinRed23), y la captación de medios ganados mediante las relaciones con los medios de comunicación. El evento obtuvo una gran repercusión en medios de tirada nacional, como diarios, programas de televisión y prensa del corazón y moda.
- Realizar un seguimiento y agradecimiento a los donantes. Después del evento, es fundamental agradecer a todos los donantes y patrocinadores su apoyo. Esto puede incluir cartas de agradecimiento personalizadas, informes sobre el impacto de los fondos recaudados y la inclusión de los donantes en futuras comunicaciones y eventos relacionados.
Las galas de fundraising pueden ser una forma efectiva de recaudar fondos y concienciar sobre una causa benéfica. Sin embargo, también requieren una planificación cuidadosa, recursos y una ejecución adecuada para garantizar el éxito del evento y alcanzar los objetivos de recaudación.
Citación recomendada
ESTANYOL, Elisenda. «People in Red y las galas de ‘fundraising’». COMeIN [en línea], junio 2023, no. 133. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n133.2340
