La inteligencia artificial (IA) generativa puede ayudar en la organización de eventos corporativos personalizando experiencias para los asistentes, automatizando tareas de gestión y analizando el feedback de los participantes en tiempo real. Aun así, plantea retos y genera incertidumbres en el ámbito profesional, sobre los que los estudiantes de la asignatura Organización estratégica de eventos del Máster universitario de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos han estado reflexionando este semestre.
Coordinados por sus profesores dentro de las aulas virtuales de la asignatura (la Dra. Olga Casal y el Dr. Carlos Moreno), los estudiantes han compartido impresiones sobre cuáles son las oportunidades que ofrece la IA, pero también han debatido sobre cuáles son las amenazas que perciben entre el sector profesional de los eventos, así como entre la ciudadanía, parte de la cual acaba convirtiéndose en asistente de los actos.
Entendiendo la IA generativa como «una tipología de IA centrada en la creación de contenido de varios tipos, como texto, imágenes, audio, vídeo, código informático, etc., a partir del entrenamiento de un sistema, este sistema puede identificar patrones en los datos a partir de los cuales es capaz de generar contenido nuevo» (UOC, 2023); los estudiantes han buscado informes sectoriales y fuentes de información especializada para analizar cuál está siendo el impacto en el ámbito profesional de la organización de eventos corporativos (congresos, conferencias, entregas de premios, actos conmemorativos, etc.), detectando que herramientas como Copilot, ChatGPT, Perplexity.ai, Midjourney, DALL-E, etc., ya están siendo empleadas por los event planners. Son herramientas que ayudan en la generación de contenidos y de imágenes para los eventos, y que facilitan la planificación y calendarización de tareas a nivel logístico (Wang y Uysal, 2024).
Usos de la IA en la organización de eventos
A la hora de diseñar y ejecutar eventos, la estudiante Neus Marsal comenta que la IA generativa puede ayudar a gestionar las listas de invitados, escoger la fecha óptima para celebrar un evento, gestionar aspectos de la logística y analizar las preferencias de los asistentes. Por otro lado, subraya la utilidad de los chatbots, que «están disponibles toda la jornada y no se cansan», y que pueden responder muchas de las preguntas de los asistentes de manera instantánea. Los chatbots «son capaces de indicar en qué pabellón encontrar los estands, a qué hora hay previstas las actividades, dónde están los servicios, etc.», comenta.
De hecho, el alumnado opina que la IA generativa permite desarrollar actualmente chatbots más avanzados, capaces no solo de responder preguntas, sino de iniciar conversaciones proactivas basadas en la ubicación del asistente y sus intereses, sugiriendo actividades que les pueden atraer. Florencia Gutiérrez, otra de las estudiantes, añade que la IA generativa permite crear mapas interactivos y personalizados para guiar a estos asistentes por medio de diferentes ubicaciones y actividades, optimizando las rutas para evitar aglomeraciones. Estos chatbots pueden estar disponibles para los asistentes por medio de aplicaciones móviles o a quioscos interactivos que se pueden instalar en los mismos espacios en los que ocurre el evento.
Otro ejemplo que pone Neus Marsal son los asistentes virtuales de las páginas web de los eventos, que pueden informar sobre las diferentes actividades, teniendo en cuenta las preferencias del asistente potencial, y también ayudar en todas las tareas de gestión de asistencia (check in, ticketing, elaboración de listados, etc.).
El foco en la personalización lo señala también Florencia Gutiérrez, subrayando que la IA generativa permite ofrecer recomendaciones personalizadas a los asistentes, que están basadas en sus intereses, comportamientos pasados y preferencias. Asimismo, indica que las herramientas de IA generativa pueden ayudar a analizar de manera más completa y rápida la satisfacción de los asistentes, puesto que permiten conocer sus reacciones a tiempo real mediante la monitorización de redes sociales y otras plataformas. Entre otras cosas, disponer de este feedback tan instantáneo permite a los organizadores ajustar rápidamente los aspectos del evento que no estén funcionando lo suficientemente bien y, a su vez, detectar cuáles son los mejor valorados.
Por su parte, el estudiante Aloña Beraza indica que la IA generativa ayuda en la organización de eventos, sobre todo en cuanto a la traducción automática de mensajes y materiales de comunicación, y también en la elaboración de análisis predictivos de escenarios futuros.
Los estudiantes también señalan que la IA generativa también ayuda en las tareas de evaluación, puesto que, una vez acabado el evento, puede analizar grandes cantidades de datos para proporcionar insights sobre qué ha funcionado mejor e identificar cuáles son los aspectos por mejorar, facilitando la planificación de futuros eventos. Otro de los ámbitos señalados por el alumnado es la mejora de la seguridad en los eventos, mediante herramientas de IA que permiten un control de accesos por medio de reconocimiento facial para agilizar la entrada de los asistentes.
Nota
Este artículo ha sido elaborado con las aportaciones de los estudiantes siguientes del Máster universitario de Comunicación Corporativa, Protocolo y Eventos:
- Aloña Beraza
- Florencia Gutiérrez Burack
- Neus Marsal Llanes
- Pablo Vázquez
- Laia Vidal Pérez
Para saber más:
ChatGPT (2023, març). «La IA en la comunicación corporativa: ¿desafío u oportunidad?». COMeIN [en línea], n.º 130. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n130.2318
ESTANYOL, Elisenda (2024, gener). «La inteligencia artificial abre un nuevo escenario para los profesionales de la comunicación corporativa». COMeIN [en línea], n.º 139. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n139.2405
FORT ROS, Cristina; GÓMEZ, Elisabet (2023, 20 desembre). «Inteligencia artificial (IA) y comunicación corporativa | Podcast Parenthesis». TodoComunica. UOC [en línea]. Disponible en: https://blogs.uoc.edu/comunicacio/es/inteligencia-artificial-ia-y-comunicacion-corporativa-podcast-parenthesis/
IPSOS (2023, juliol). «3 de cada 10 personas en España temen perder su trabajo por el auge de la Inteligencia Artificial». Ipsos [en línea]. Disponible en: https://www.ipsos.com/es-es/3-de-cada-10-personas-en-espana-temen-perder-su-trabajo-por-el-auge-de-la-inteligencia-artificial
LALUEZA, Ferran; ChatGPT (2023, setembre). «El pico: inteligencia artificial y estupidez humana». COMeIN [en línea], n.º 135. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n135.2355
LA VANGUARDIA (2023, 30 de desembre). «Entrevista a Toju Duke». La Contra. La Vanguardia [en línea]. Disponible en: https://www.lavanguardia.com/lacontra/20231230/9482967/temo-inteligencia-artificial-humano-programa.html
PARENTHESIS; UOC (2023, 20 diciembre). «El impacto de la IA en la comunicación corporativa». Pòdcast [en línea]. Disponiblea a:
• Ivoox: https://ow.ly/6GCc50QkyRx
• Spotify: https://ow.ly/sSHJ50QkyQL
• Apple: https://ow.ly/llSV50QkySj
UOC (2023). «IA». Glosario [en línea]. Disponible en: https://openaccess.uoc.edu/handle/10609/148826
WANG, Yao-Chin; UYSAL, Muzzafer (2024). «Artificial intelligence-assisted mindfulness in tourism, hospitality, and events». International Journal of Contemporary Hospitality Management, vol. 36, n.º 4), pàg. 1262-1278. DOI: https://doi.org/10.1108/IJCHM-11-2022-1444
Citación recomendada
ESTANYOL, Elisenda. «¿Cómo puede ayudar la IA generativa en la organización de eventos? (I)». COMeIN [en línea], julio 2024, no. 145. ISSN: 1696-3296. DOI: https://doi.org/10.7238/c.n145.2452
